ERP explicado
por
Karina Martínez
10/06/2003, 10:46 GMT+1
Actualmente muchas empresas están redefiniendo su misión, visión,
etc., y con ellos también sus estrategias para hacer negocios. Al ver
que la economía se transforma ven la necesidad de hacer transformaciones
en sus procesos internos y manera de llegar a los consumidores.
El cliente se ha vuelto más y más demandante en cuanto a la calidad
de los productos y servicios que desea. También respecto al precio, sus
especificaciones y modo de adquirir los mismos. Pero ¿cómo tomar
decisiones o bien acciones que lleven a la empresa a satisfacerlos? En este
caso la opción de los sistemas ERP es una buena respuesta como solución
a estas necesidades.
Un ERP que apoye en la toma de decisiones
Es necesario exponer cómo los ERPs y sistemas inteligentes apoyan
a la toma de decisiones de las empresas como parte de su estrategia. Asimismo,
es importante mencionar que también existen deficiencias importantes
a considerar cuando se adquiere un ERP, y sobre todo si se les ve como una solución
a todos los problemas y carencias de la empresa.
En primer lugar salta una pregunta ¿qué es un ERP? ¿Cuál
es su principal función?
Los ERP (Entreprise Resource Planning) son sistemas transaccionales,
es decir, están diseñados para trabajar con procesos de la empresa,
soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica.
Así, puede haber un seguimiento y control de los procesos del negocio,
como son: finanzas y contabilidad, ventas, compras, manufactura, logística,
recursos humanos omercadotecnia.
El ERP gestiona de manera integrada y eficiente la información de la
empresa, comunicando las diferentes áreas del negocio mediante procesos
electrónicos. La función principal es organizar y estandarizar
procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información
útil para ser analizados para la toma de decisiones. Es importante recordar
que finalmente, aunque estos sistemas apoyan en la toma de decisiones, no quiere
decir que ellos lo hagan, sino que los administradores (humanos) tienen el poder
final para tomar las decisiones estratégicas y adecuadas en la empresa.
| Básicamente, un ERP es un sistema transaccional de comunicación electrónica entre las distintas áreas de la empresa |
Contar también con las limitaciones
Es importante tener en cuenta algunas de las limitantes de estos sistemas que
se mencionan a continuación:
- Algunos cambios que se hacen no permiten tener información cien
por ciento real, lo cual afecta la historia de algunos registros que se
tienen; con lo cual se hace inútil una gran cantidad de datos que están
almacenados en el sistema.
- La estructuración de los datos en el sistema, hace poco posible
obtener información útil para los ejecutivos y la toma de
decisiones, con lo cual alentan los procesos administrativos y estratégicos
de la empresa.
- Alguna información está organizada en módulos de
manera muy compleja, lo cual lo hace poco práctico, y poco funcional
el navegar entre varias opciones del sistema. Para aminorar esta limitación
hay que capacitar más al personal en cuanto al uso del sistema, organización
de los datos y obtención de la información.
- No existe flexibilidad en cuanto a la personalización y elaboración
de algunos reportes necesarios por la empresa para la obtención de
información. Lo cual debería ser independiente del área
de sistemas. Sobre todo hay que considerar que sea la información requerida,
en un formato adecuado y oportunamente.
- En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento
el proceso por tener que recalcularlos en el tiempo que son requeridos,
para lo cual se hacen consultas en el historial, que no está almacenado
de manera directa.
- Existe dificultad para integrar la información de otros sistemas
independientes, o bien que están en otra ubicación geográfica.
Esto se da más frecuentemente con empresas que tienen unidades distribuidas
en otras localidades, o bien que manejen varios proveedores.
- No es posible manejar historias de transacciones en las mismas bases
de datos por cuestiones de manejo de la información y de eficiencia
en la operación del sistema, además de alentar algunos procesos
de consultas y de acceso a información importante.
Y apreciar las ventajas
Por otro lado, están las ventajas que proveen estos sistemas transaccionales,
flexibles e innovadores para la empresa y su forma tradicional de operar. Principalmente,
se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y nuevas tecnologías,
conforman una estrategia de e-business, donde la implantación de dichas
tecnologías mejora la rentabilidad de la empresa y le otorga una ventaja
competitiva.
- Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro
a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de
negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún
mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información.
- Los procesos de planificación estratégica, manejo
de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de
costos y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados,
en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.
- Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de
proporcionar información confiable y en tiempo real.
- Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los
mismos, Así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.
Considerando lo anterior, en la selección de un ERP no sólo
hay que tomar en cuenta la tecnología, sino también considerar
cuestiones básicamente administrativas, como son visión, visibilidad,
tecnología, funcionalidad, servicio/soporte y el coste, ya que se desea
mantener relacionadas las áreas de la empresa, lo que de tendrá
consecuencias en los procesos.
De la misma manera se debe tomar en cuenta al factor humano, que es
núcleo en este proceso de transformación, ya que uno de los principales
obstáculos que se han encontrado es el personal, en cuanto a la adaptación
de nuevos sistemas y herramientas para hacer el trabajo. Se hace necesaria una
mentalidad positiva y de apertura al cambio, mediante la capacitación
y motivación para obtener los resultados deseados.
| La integración con el personal humano es uno de los elementos críticos para lograr el éxito de un ERP |
Criterios para la elección de un sistema
La selección de un sistema ERP debe atender a diferentes puntos importantes,
por ejemplo:
- El objetivo de la empresa y la implementación.
- Las distintas necesidades y requerimientos de los procesos
y áreas de la empresa. Sobre todo, porque estas adaptaciones hacen
que surjan los defectos existentes en las gestiones de procesos existentes.
- La escalabilidad, es decir, que en caso de crecer más los
sistemas, no se tengan un mundo de sistemas incompatibles que no permitan
tener comunicadas las áreas de la organización.
- Los proveedores de soluciones, así como su factibilidad de
implementación, sus ventajas, desventajas, posibles problemas derivados
o que requieren mayor atención.
Finalmente, hay que mencionar que el sistema no toma por sí solo las
decisiones, sino que es una herramienta de apoyo, donde la información
que provee de manera más oportuna y confiable, ayudará a los ejecutivos
hacer mejores estudios y análisis que les permitan hacer una planeación
estratégica y tomar decisiones importantes en tiempos menores.
Conclusiones
Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida
de la gente, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera
de comunicárselo a la empresa. Dicho cambio ha sido un acercamiento
a los consumidores para conocer sus necesidades. Sin embargo, las empresas
que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia
y toma de decisiones, estarán fuera de la economía.
En estos momentos, se podría decir que sólo las grandes empresas
nacionales y globales hacen uso extenso de plataformas tecnológicas como
parte de su arquitectura y base para que operen sus procesos. En cuanto a la
toma de decisiones, son otro grupo selecto las que hacen uso de ella. Sin embargo,
cada día más empresas están adoptando estas formas nuevas
de trabajo e integración de las empresas con sus proveedores y clientes,
incluso con la misma competencia, pero a cierto nivel.
Dichas iniciativas se están dando cada vez más y quienes no se
incorporen a estas "nuevas formas" de trabajo, simplemente ni siquiera
conocerán las necesidades de los clientes, quienes para entonces sólo
utilizarán medios de comunicación como telemarketing, web, correo
electrónico y otros medios electrónicos.
Además, para tener información real y oportuna para cuando sea
demandada es necesario estar enlazado a otras sucursales o entidades que den
soporte de lo que se requiere. Para ello se considera al ERP como parte importante
de la arquitectura del negocio y a los otros sistemas enlazados como sus proveedores.
Sólo con ellos será posible tener información en tiempo
real y con sistemas en red. Se podrá tener acceso a ella en
todo tiempo y todo lugar. Esa es la gran tendencia.
Asimismo, el objetivo es que las empresas se autodirijan de alguna forma
en un futuro, esto es bajo el supuesto que sean capaces de tomar decisiones
por sí mismas de manera oportuna sin necesidad de que haya intervención
humana. Esto es lo que conoce como la Inteligencia de Negocios, y surge
como consecuencia de tener sistemas integrados, con respuestas en tiempo real
y reaccionando a factores externos e internos de la empresas.
Y aunque, la integración conlleve tiempo, costos (en dinero y esfuerzos)
y cambios importantes en las formas de operar tradicionales, el cambio será
una gran mejora en las gestiones de la organización y en la aceptación
de los cambios por parte de los empleados; lo cual, a futuro, con ayuda de una
buena planeación, aumentará tanto las capacidades de las áreas
de la empresa como las de todos los miembros de su organización y fortalecerá
la arquitectura organizacional de la misma.
