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Reuniones con éxito

Mi anterior post sobre reuniones ha juntado varios comentarios muy interesantes. Este Viernes hemos tenido una reunión multitudinaria, 10 personas de 4 empresas diferentes pero siguiendo la metodología de XPLANE que os cuento a continuación.

La reunión empieza con una pequeña introducción mía sobre el porqué estamos reunidos y da luego paso al Consultor de XPLANE que pregunta ¿Cual es el resultado específico que se espera para que la reunión sea un éxito. Una vez discutido se fija en un poster el resultado que se busca y se empieza a trabajar.

Primero se dibuja -utilizando un pequeña clase de dibujo de XPLANE- la situación actual y luego se dibuja la situación a la que se quiere llegar. Luego se determinan los pasos con una metodología que pide a cada asistente que escriba en un post-it su interpretación de lo que hay que hacer. Cada post-it es un paso o acción concreto.

Con la ayuda del consultor de XPLANE y el asesor de diseño se analizan todos los post-its que se han clasificado primero por temas y ordenados en una pared. Con ello se lista un plan de acción a realizar. Una vez terminado los presentes, esta vez en post-its de dos colores, ponen en un color las ventajas y en el otro los inconvenientes.

Al final de la reunión, el asistente de diseño ha realizado el diseño de lo que podemos denominar el escenario idóneo al que se quiere llegar y por otra parte, el equipo ha preparado un listado de acciones que hay que llevar a cabo en las próximas dos semanas y quién es el/la responsable de cada una de ellas.

Funciona como un reloj, no se pierde tiempo, el resultado es fruto de la contribución de todos y la imagen final es compartida por todos los asistentes y motiva a realizar las acciones previstas en las que todos han estado de acuerdo.

Es fascinante ver como la imagen ayuda a resolver conflictos de interpretación y resolver objeciones dejando un sentimiento de trabajo en grupo que es rarísimo conseguir de otra manera.

Os lo recomiendo. No es barato pero merece la pena el resultado, sobre todo cuando se trata de decisiones complejas y de medidas importantes que tienen que tener amplio consenso para que funcionen…


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