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Las ventajas de usar el fax en la nube

Aún con llegada de Internet, de los mensajes electrónicos y de las tecnologías inalámbricas, el fax sigue siendo un canal de comunicación muy utilizado, en particular cuando se trata de enviar documentos de negocios como facturas, pedidos de clientes y pedidos de compra.

Infofax

Si por algo se sigue usando un invento patentado en 1843 es por las indudables ventajas que aporta frente a otras herramientas de comunicación: proporciona resultados inmediatos, el envío es seguro, el contenido es neutro, es fácil de usar y es universal.

Claro que una cosa es seguir usándolo y otra no evolucionar. Y con la llegada de las tecnologías cloud, también el fax ha dado el salto a la nube.

En la actualidad son muchas las compañías que ofrecen el servicio de fax en la nube, con precios que se pueden encontrar desde los 6 euros al mes por un paquete básico que incluye prestaciones como un número geográfico, aviso de recepción por sms, envío de faxes desde el correo electrónico o desde la web.

Algunos de los beneficios más notables de utilizar un servicio de fax virtual se pueden resumir en:

Ahorro de papel: La necesidad de imprimir desaparece gracias a los servidores. Tenemos la posibilidad de visualizar  todos los documentos desde nuestro equipo y gestionarlos como PDF, archivos de imagen o archivos de Microsoft Office. Los documentos se almacenan de forma automática en el servidor, teniéndolos siempre a mano sin tener que acumular grandes cantidades de papel.

Encuentra lo que buscas: los documentos almacenados en el servidor pueden ser indexados, y por lo tanto, podemos aplicar criterios de búsqueda que nos ayuden a localizar el documento que precisamos, o incluso contenido dentro de un documento concreto, ahorrándonos una gran cantidad de tiempo a la hora de procesar todo ese material documental.

Enviar archivos pesados: los servidores de fax virtual no suelen ser tan restrictivos como por ejemplo los buzones de correo electrónico. Permiten el archivo y la recepción de archivos más grandes (25 MB o más).

Imprimir fuera de la oficina: con el fax virtual desaparece la necesidad de imprimir, y como además muchas soluciones nos permiten editar documentos online (como por ejemplo introducir nuestra firma), casi todo el trabajo podemos reducirlo a unos cuantos clics a distancia.

Movilidad: podemos disponer de toda la información dentro de nuestro smartphone consultando nuestro fax por esta vía, olvidando así el "proceso tradicional".


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