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Cómo promover tus eventos en las redes sociales

A estas alturas no cabe duda de que las redes sociales se han convertido en una plataforma esencial para promover cualquier evento o iniciativa de nuestra empresa. Y con promover no sólo me refiero a informar a tus seguidores de la existencia del evento. Es importante cuidar tanto el “antes” como el “durante” y el “después” del evento.

¿Por qué renunciar al interés de aquellos seguidores que, a pesar de estar interesados en tu evento, no han podido asistir? ¿O al de aquellos que por cualquier motivo se han enterado de su existencia demasiado tarde? Las redes sociales permitirán que el público virtual de nuestro evento aumente de manera exponencial, y que los temas tratados durante el mismo permanezcan en la boca de los usuarios durante algunos días más.

Para aquellos que conozcan la teoría pero no tengan idea de cómo poner esto en práctica, Revsquare ha publicado una guía paso a paso sobre cómo promover tus eventos en las redes sociales.

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Antes del evento

En primer lugar, es conveniente crear una cuenta de Twitter exclusiva para nuestro evento. Como ya sabemos, Twitter es la herramienta más utilizada por los participantes y organizadores de eventos para compartir sus observaciones durante las sesiones. También es importante personalizar esa cuenta con el logotipo de nuestra empresa, sus colores, o algo que pueda hacer a nuestros seguidores asociar directamente el evento a nuestra marca.

A continuación, será de gran ayuda crear una cuenta en Storify, una herramienta online que permite hacer un seguimiento de conversaciones en otras redes sociales como Twitter, Facebook, YouTube e incluso Flickr e Instagram. También nos permite hacer una selección de las conversaciones más interesantes para publicar en nuestra página de Storify, o en nuestra propia web o blog a través de un widget.

Siguiendo con el tema de las conversaciones, es fundamental descargar alguna herramienta de monitoreo de Twitter como Hootsuite o similares. Esto nos permitirá rastrear las conversaciones de nuestro evento utilizando el hashtag que ya tendremos que haber definido. Es importante que nuestro hashtag sea único, y que además de ser sencillo y fácil de recordar, sea lo suficientemente complejo como para no coincidir con el de otro evento o tendencia.

Una vez tengamos nuestro hashtag deberemos comunicarlo en todo el material de marketing de nuestro evento (folletos, carteles, banners, emails, mensajes de correo electrónico de confirmación de asistencia, etc.), en todas nuestras redes sociales y en los boletines de nuestra empresa. También es importante empezar a mover nuestro hashtag unas dos semanas antes del evento.

A continuación pasamos al tema del contenido. Podemos subir documentos informativos o presentaciones del evento a alguna plataforma como Slideshare. De esta forma estarán disponibles para cualquier lector desde cualquier dispositivo y sin necesidad de ser descargadas, además de poder insertarlas fácilmente en nuestro blog o página web.

Como punto opcional, y si queremos subir posteriormente contenido multimedia de nuestro evento a las redes sociales, podemos crear una cuenta del evento en YouTube, Vimeo, Flickr o Instagram. Aunque sólo vayamos a utilizar estas plataformas después del evento, es importante crearlas con anterioridad para poder informar a los asistentes de que es allí donde se publicarán los videos o fotografías del evento. Además, estas plataformas nos ayudarán a hacer que nuestro evento sea más visible a través de los motores de búsqueda como Google, y si además añadimos un enlace a nuestra web en la descripción del video o la foto, conseguiremos mejorar nuestro SEO.

Durante el evento

En este punto, Twitter adquiere una función aún más importante. Es fundamental ir comentando el ritmo del evento en Twitter, presentando cada sesión unos minutos antes y publicando algunas de las frases clave y conclusiones más interesantes de las sesiones terminadas. Sobra decir que debemos incluir nuestro hashtag en todas y cada una de las publicaciones.

También aquí entra en juego Hootsuite, con la que podremos seguir las conversaciones en torno a nuestro hashtag y participar en los debates generados entre los asistentes, además de resolver las dudas que puedan surgir.

También podemos utilizar Twitter para publicar mensajes sobre la participación del público. Algunas herramientas como TweetReach.com nos permiten hacer un seguimiento del alcance de las conversaciones para ver, por ejemplo, cuántas personas han leído los mensajes relacionados con el hashtag del evento. Podemos publicar un tuit cuando hayamos alcanzado 5.000 cuentas participantes o nuestro hashtag haya sido publicado 10.000 veces.

Es importante producir tanto contenido como sea posible: tomar fotos de todos los oradores y participantes en mesas redondas, de los asistentes, del lugar e incluso del aperitivo. Y si podemos publicar este contenido de forma instantánea en nuestras redes sociales, mucho mejor.

Del mismo modo ocurre con los videos. Además de grabar las sesiones del evento (ya sea en parte o en su totalidad), también podemos organizar entrevistas en video de los ponentes y participantes. Además, herramientas como los Hangouts de Google nos permiten realizar un streaming del evento de forma sencilla e impensable hace un par de años. En Baquía aprovechamos esto para retransmitir las ponencias del evento de Knowdle.

Después del evento

Una vez haya finalizado el evento en el que hemos puesto todo nuestro esfuerzo en las últimas semanas, no debemos relajarnos (al menos no del todo). Ahora toca publicar una selección de contenidos en las redes sociales: las fotos en Facebook, Flickr, Instagram o Pinterest; las presentaciones del evento en Slideshare, y los vídeos en YouTube o Vimeo.

Si además hemos realizado entrevistas en vídeo u otro tipo de contenido atemporal, podemos asegurarnos de que nuestro evento tenga una mayor presencia durante las semanas en las que vayamos publicando este contenido.

Por último, debemos medir el rendimiento de todos los esfuerzos de marketing y promoción que hemos puesto en el evento: contar los visitantes que llegaron a la web del evento (tanto antes como durante y después del mismo), las conversaciones que tuvieron lugar en Twitter con el hashtag del evento, el número de seguidores que hemos ganado en cada una de nuestras redes sociales, etc.


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