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El correo electrónico puede ser improductivo para las empresas

Más de 2.500 millones de usuarios, y alrededor de 1.600 millones de emails circulando por la red cada segundo. Las cifras hablan por sí solas, confirmando que el correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia. Sin duda, debe tratarse de algo grande si incluso existe un día internacional para conmemorarlo (por cierto, ¡feliz Día Internacional del Correo!).

Sin embargo, aunque se trate de una herramienta ejemplar para comunicarnos tanto en el ámbito personal como en el empresarial, en este último hay que tener cuidado con la forma en que lo utilizamos. Si bien se trata de la herramienta idónea para intercambiar algún tipo de información y archivos, en los últimos años han aparecido nuevos servicios y aplicaciones que se han situado por delante del correo electrónico a la hora de realizar determinadas tareas. Utilizar el email inadecuadamente o para realizar determinado tipo de tareas para las que existen opciones más adecuadas, puede ser algo ineficaz o menos productivo para un negocio.

Si hablamos de correo electrónico, existen tantas herramientas, estrategias y configuraciones como empresas hay en el mundo. Por ello, es necesario estudiar las características de nuestro negocio para definir cómo y cuándo utilizaremos un email como forma de comunicación. Acens, por ejemplo, ha publicado un artículo con algunos de los errores más habituales en las empresas a la hora de trabajar con el correo electrónico, de los cuales he seleccionado los que en mi opinión son más relevantes:

          Errores email

1) No definir el uso del correo electrónico

Cómo ya he explicado antes, es importante para las empresas estudiar las diferentes configuraciones y soluciones para escoger la que más se adapte a su negocio. No es lo mismo utilizar el correo de empresa para fines de particulares que para campañas de email marketing, ni tampoco contratar este servicio para un par de trabajadores que para una gran plantilla que además se encuentra en continuo crecimiento.

2) No utilizar otras herramientas de comunicación

La mensajería instantánea, por ejemplo, puede ser mucho más eficaz para la comunicación interna. De igual manera, los blogs o las redes sociales son también imprescindibles en algunos ámbitos en los que hace años el email era la única herramienta utilizada (campañas de marketing, por ejemplo). Centrar una campaña de marketing en enviar correos electrónicos puede resultar algo poco fructífero. Según datos de Acxiom, el 49% de los usuarios dispone de una cuenta de correo para recibir mensajes que no tiene intención de abrir jamás (la típica que utilizas para registros necesarios para acceder a promociones o para despistar a comerciales pesados), por lo que es probable que esta información, por muy interesante que sea, jamás llegue a ojos de posfuturos clientes. Las redes sociales corporativas también están ganando terreno en los últimos años, y se calcula que en 2016 este negocio crezca hasta un 61%, según datos de Forrester Research.

3) No adaptarse a la tendencia móvil

Según Gartner, en el segundo trimestre del año se vendieron 225 millones de smartphones en el mundo, un 46,5% más que en el mismo periodo del año pasado. Además, los usuarios de móviles pasan una media de 15 minutos al día gestionando el correo electrónico. Por ello, el uso de servicios y aplicaciones que permitan sincronizar las cuentas de email, o trabajar con documentos adjuntos desde un teléfono son muy útiles para los empleados, ayudando a ahorrar tiempo y aumentar la productividad. De igual manera, optimizar las campañas de marketing móvil es también algo fundamental para las empresas que deseen llegar a un mayor número de clientes. 

4) No hacer copias de seguridad

La nube ha registrado un crecimiento de su popularidad espectacular en los últimos años, y con ella, también ha aumentado la tendencia de las empresas a utilizar servicios cloud para almacenar contactos, informes y contratos. El buzón del correo electrónico es uno de los lugares preferidos por los empleados para almacenar esta información, debido a su facilidad de uso y accesibilidad. Por ello, proteger esta valiosa información mediante servicios de almacenamiento en la nube o discos duros virtuales se ha convertido en algo fundamental.

5) Ahorrarse el filtro de spam y malware 

Se estima que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam, y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware. Por ello, incorporar soluciones de filtrado de correo no deseado no sólo ahorrará tiempo y aumentará la productividad de las empresas, sino que ahorrará posibles disgustos generados por el phising y otros ataques mayores.

Y tú, ¿pones en práctica estas tácticas para optimizar el uso del correo electrónico en tu negocio?
 


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