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Abusar del e-mail disminuye la productividad

El aparentemente inofensivo comportamiento de los colegas puede causar un daño incalculable en las relaciones de equipos de trabajo y en la productividad de las empresas que tienen muchas oficinas, de acuerdo con un estudio de Cisco Systems.

Los investigadores hallaron que una confianza excesiva en el correo electrónico, fallos al responder los mensajes y el uso de métodos inapropiados de comunicación pueden dañar la confianza y obstaculizar el progreso de proyectos críticos.

Cuando los equipos de trabajo virtual rechazan la necesidad de socializar, mantener contacto visual y establecer normas de comunicación actualizadas, la confianza que se construye es frágil y fácilmente vulnerable, lo que lleva a conflictos y rupturas en las relaciones.

El estudio de Cisco, denominado Psicología de las comunicaciones empresariales efectivas en equipos de trabajo geográficamente dispersos, recomienda comprometerse con protocolos en cuanto a los tiempos de respuesta deseables y fijar reglas para la selección de los medios y de la frecuencia con los cuales se llevará a cabo la comunicación, especialmente cuando se trata de equipos de trabajo multiculturales.

Fomentar la socialización y los chats alrededor de una máquina de café virtual, usando comunicaciones espontáneas y diseñadas sobre multimedia, también ayuda a agilizar y fortalecer el desarrollo de la confianza.

Un dato relevante es que los usuarios de comunicaciones electrónicas pueden tardar más de cuatro veces en intercambiar el mismo número de mensajes que cuando se usan las comunicaciones cara a cara, especialmente en los elementos no verbales (gestos, entonación, pausas, etc.), que pueden ocupar más del 63% de las interacciones sociales dentro del intercambio cara a cara.

La confianza puede ser frágil en los equipos virtuales debido a la invisibilidad del comportamiento, que ocurre cuando los equipos no pueden observarse unos a otros: la ausencia de interacción social y el silencio virtual causado por la no respuesta a mensajes de voz y correo electrónico.

El silencio virtual de alguien que no contesta estos mensajes puede alterar el flujo de trabajo e incluso provocar suspicacias en cuanto a que la parte que está en silencio está eludiendo el trabajo.
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