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Dificultad de controlar el contenido en la Red

El aumento progresivo del contenido en Internet e Intranets ha provocado que muchas empresas pierdan el control sobre el mismo. A este descontrol han contribuido tanto los diferentes dispositivos y formatos en los que se distribuye el contenido como la falta de aplicaciones de software adecuadas para su gestión integrada. En Europa, el 41% de las grandes empresas admite que sus contenidos están fuera de control.

La mala gestión y las ineficiencias en la gestión del contenido de las empresas provocaron unas pérdidas de 750.000 millones de pesetas en todo el mundo en 2001 debido a la pérdida de entre un 15 y un 25% del tiempo de los trabajadores en la búsqueda de contenidos para terminar su trabajo. El deseo de acabar con esta situación llevará a un crecimiento del mercado de la publicación online de más de 250.000 millones de dólares en 2004, que representará una quinta parte de todo el gasto mundial en tecnologías de la información.

Causas de la falta de control

Uno de los principales problemas para conseguir controlar el contenido, ha sido el reto de adaptarlo a los diferentes dispositivos existentes. Este reto, unido a las enormes cantidades de información que manejan las grandes empresas, obliga a adquirir programas de gestión de este contenido empresarial que va desde los documentos hasta el contenido web, pasando por cualquier tipo de bien digital.

Sin embargo, la inmadurez del mercado hace que las empresas tengan que adquirir diferentes paquetes de gestión, ya que no existe actualmente ninguno con el que puedan controlar la totalidad de los diferentes formatos de presentación del contenido (páginas web, documentos, archivos multimedia, etc.). Así, se impide una uniformidad y una mejora en la gestión basada en la utilización de un único sistema. Se estima que hasta dentro de 12 o 18 meses los actuales vendedores de programas de gestión de contenidos no tendrán lista una aplicación similar.

El descontrol provocado en el contenido se puede ejemplificar de diferentes formas. Es una situación comprensible teniendo en cuenta que las grandes empresas europeas de Internet se ven obligadas a controlar el contenido de una media de 17 sitios web (el 38% ni siquiera conoce cuántos sitios web controlan en total).

El 24% de estas empresas no cuenta con nadie que se encargue de cuidar la imagen corporativa de la empresa, aunque éste es el principal fin por lo que muchas de ellas tienen presencia en Internet. Esta responsabilidad aparece fragmentada en muchas ocasiones entre el departamento de TI y el de marketing, mientras que el 37% delega el control de la uniformidad en directores regionales o consultores externos.

La gestión de la comunicación electrónica interna (correos electrónicos, mensajería instantánea) también es importante como fuente de conocimiento. Por ello, un 35% de las grandes empresas de Estados Unidos y Canadá emplea herramientas para la gestión de estas comunicaciones.

Se espera que las compras de este tipo de software alcancen en 2001 los 184 millones de dólares en estos dos mercados, que suponen la mitad del total mundial. En 2006 se estima que estas herramientas de gestión lleguen al 60% de las grandes empresas norteamericanas.

Más información en Uso indebido de contenidos y software

Soluciones a ejecutar

El retraso en la llegada de herramientas que solucionen el problema de la gestión integrada del contenido no significa que las empresas no puedan tomar medidas para mejorar la coordinación y gestión de sus contenidos:

  • Estandarización de la administración de los usuarios. Las empresas deben implementar directorios LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, protocolo de seguridad para la autentificación de usuarios) y usar clasificaciones comunes para los grupos de usuarios y perfiles a través de los sistemas de gestión de contenidos. Estos cambios harán más fácil crear y borrar usuarios, así como definir los controles de acceso y los derechos de propiedad.
  • Implementar una estructura estándar para organizar todos los contenidos de la empresa. Es una tarea difícil pero posible si los gestores focalizan los esfuerzos en los contenidos verdaderamente importantes para la empresa.
  • Determinar qué función tiene cada sitio web dentro de la organización global, para que no aumenten innecesariamente el número de páginas gestionadas y no se desaprovechen recursos para conseguir los mismos objetivos.

Más información en Gestión de contenidos en portales horizontales

Las fuentes consultadas para la elaboración de este informe aparecen mencionadas como \”Otras fuentes\”

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