BAQUIA

Diseñando usabilidad para Intranets

Cuando se diseña una web privada (Intranet, o portal corporativo) se deben mantener los mismos criterios de usabilidad que se toman en cuenta para una web pública. No obstante, ambas deben ser tratadas de forma diferente. La principal razón es que ambos sitios web tienen diferentes objetivos, usuarios, y aspectos técnicos. No olvidemos que la usabilidad se define como la eficacia y eficiencia de un sistema interactivo antes usuarios específicos, ante situaciones específicas.

Al ser las características de cada web diferentes, ambas requieren soluciones diferentes para optimizar el diseño en cada circunstancia. El diseño centrado el en usuario en una web pública, se convierte en un diseño basado en el empleado en una Intranet.

Las Intranets deben mantener los principios básicos de usabilidad, pero tomando especial precaución para asegurarse de crear un diseño optimizado para la productividad del empleado.

Mejorando la productividad y los resultados de la empresa

Los estándares de usabilidad utilizados para los proyectos de internet son mucho más relevantes en proyectos de Intranets porque de ellos depende la mejora de la productividad del empleado y por lo tanto la mejora de la rentabilidad de la empresa.

La eficiencia de una empresa mejora mucho este medio de comunicación si y sólo si se diseña para hacer fácil a los empleados buscar información en el momento en que la necesita.

Recomendaciones para mejorar la usabilidad de una Intranet:

Acceso, dirección URL, login y contraseña

  • Tratar de incluir un login y una contraseña unificados para todas las aplicaciones de la Intranet. Para los usuarios es muy difícil recordar varias claves de acceso, lo que dificulta el trabajo.
  • Si la Intranet ofrece una opción de login también debe proveer una opción de logout para que quede claro cuando ha abandonado la sesión para acceder a información confidencial, tanto personal como de la empresa.
  • Elegir una dirección URL fácil de recordar. De ser posible, configurar los navegadores de la empresa para tenerla como página de inicio para mantener al empleado informado y crear un acceso directo a sus aplicaciones de uso diario.

Personalización para personas y grupos

  • Considerar el agregar algo de personalización, al menos a un nivel básico. Incluir el nombre del empleado, permitirle que configure enlaces de acceso directo a sus aplicaciones más frecuentes y que pueda actualizar su información personal.
  • En tanto sea posible, no mostrar al usuario opciones a las cuales no tiene acceso. Así tendrá mucho más claro qué opciones son las que le ayudan en su trabajo y evitará crear una sensación excluyente.

Contenido y actualización del contenido

  • Agregar, actualizar y eliminar contenido frecuentemente. Si una Intranet falla en su actualización, el empleado no se sentirá seguro ni confiará en el contenido que ésta le ofrece y optará por utilizar los medios tradicionales de comunicación.
  • Centralizar la información y ofrecer un enlace directo en vez de duplicar la información en diferentes áreas de la web.
  • Coordinar con el área de comunicaciones corporativas la forma más eficiente de publicar las novedades.
  • Incluir instrucciones para procesos técnicos, audiovisuales y otros que los empleados pudieran necesitar.
  • Organizar la información de forma que sea fácil escanearla, incluyendo titulares claros y pequeñas secciones de texto.
  • Asegurarse que el texto por defecto es legible. Evitar tamaños de fuente fija.
  • Hacer que todo el contenido y herramientas sean explicadas por sí mismas. Si se necesitan instrucciones o consejos, integrarlos dentro de la herramienta.

Navegación y terminología

  • Organizar el menú de navegación y nombrar las secciones de acuerdo a las tareas que el usuario tiene que realizar.
  • Destacar en los elementos de navegación la sección que en la que el usuario se encuentra.
  • Diseñar una navegación y estilo gráfico consistente. Establecer guías de estilo grafico y plantillas para todos los contenidos y subsecciones que se incluyan.

Búsquedas, directorio y organigrama

  • Incluir en cada página de la Intranet un campo de búsqueda y un botón con la opción \”Buscar\”. Asegurarse que la búsqueda se realice en toda la Intranet indexando todas las páginas, incluyendo las de ayuda.
  • Presentar el resultado de búsqueda en orden de relevancia. De ser posible permitir que los usuarios puedan ordenar el resultado por otros criterios.
  • Facilitar la búsqueda en el directorio de los empleados, permitir la búsqueda por nombre parcial, cargo y grupo de trabajo.
  • En el resultado de búsqueda facilitar la identificación mostrando la ubicación, el correo electrónico y el número de teléfono, para no tener que ingresar en su ficha para ver los datos básicos.
  • Incluir un tipo de navegación a través de un organigrama o navegación jerárquica según la estructura de la empresa además de la navegación por tareas o areas de interés del empleado

Formularios generales, reportes diarios y reporte de gastos

  • Dar instrucciones precisas de cómo llenar los formularios y donde ir para buscar mas ayuda. Incluir explicación del procedimiento a seguir. Presentar la información en el contexto de la descarga del formulario y no sólo en una página de ayuda.
  • Para los datos que haya que llenar frecuentemente, como los reportes diarios, pre-rellenar tantos campos como sea posible para acelerar el proceso y facilitar la tarea al empleado.
  • Si la Intranet permite al empleado dejar comentarios y sugerencias o contactar con los ejecutivos, asegurarse de que el proceso sea simple, el sistema se mantenga, que las preguntas se respondan y que las sugerencias sean tomadas en cuenta.

Soporte técnico

  • Crear un centro de soporte técnico donde los usuarios puedan reportar problemas y requerimientos técnicos.
  • Cuando el usuario haga una solicitud, informarle de cuando se resolverá el problema y cual es el procedimiento o pasos a seguir.
  • Incluir información de ayuda para que cada usuario pueda resolver problemas comunes.

Página principal

  • Usar la página de entrada a la Intranet para mostrar la información más importante, información nueva y enlazar a las principales áreas de la Intranet
  • Simplificar la home. Incluir herramientas clave como el buscador, el directorio de empleados y noticias de la compañía.
  • Reservar el nombre \”Inicio\” o \”Página principal\” sólo para la homepage de toda la Intranet. Las páginas de entrada a las distintas áreas de la empresa deberán incluir el nombre del área, por ejemplo, \”Página principal de Recursos Humanos\”

Gestión y organización (para diseñadores y administradores)

  • Si hay muchos grupos de trabajo colaborando o trabajando en la Intranet, unificar los equipos y dar direcciones claras de los procedimientos.
  • Desarrollar una infraestructura y un proceso que permita a todos los empleados contribuir al contenido de la web.
  • Identificar las aplicaciones clave de la Intranet y prestarles especial atención para asegurar que su uso sea eficiente y eficaz.

_________________________________________________________

Paola Miani es Consultora de Experiencia de Usuario de Xperience Consulting


Compartir en :


Noticias relacionadas

Recomendamos




Comentarios