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El arte de realizar presentaciones corporativas

Ramón Gómez de la Serna soltaba discursos y lecturas en lo alto de un elefante blanco en la Puerta del Sol, y Camilo José Cela, en sus mejores tiempos, solía acabar sus conferencias arrojándose a las fuentes o piscinas, ante el pasmo de la concurrencia.

Quizás no sea necesario llegar a tanto grado de originalidad, pero las presentaciones corporativas son esenciales en muchas ocasiones para el devenir de los proyectos de no pocos empresarios.

Dominar esta materia depende mucho de cada emprendedor; sin embargo, hay unos puntos comunes que, a poco que la suerte acompañe, pueden ser suficiente para garantizar el éxito de nuestras exposiciones.

Lo primero es conocer bien tanto nuestros objetivos como nuestra audiencia. ¿A quiénes trato de llegar? ¿Qué quiero que recuerden? ¿Qué deseo que hagan? Se trata de tres preguntas clave en la preparación de las presentaciones. Porque públicos diferentes con objetivos diferentes requieren exposiciones distintas.

Retórica convincente

¿Qué tipo de profesionales integrarán la audiencia? Habrá que considerar sus ocupaciones y cargos, conocimientos técnicos, experiencia y habilidades lingüísticas –algo fundamental cuando se trata de convencer por la palabra-. Desde luego, investigar sobre el público al que nos dirigiremos es francamente fácil en la era de Internet.

No hay excusas: cualquiera puede saberlo todo sobre su audiencia, echando mano de los numerosos recursos que ofrece la Red. Cuanto más se sepa sobre las personas a las que se va a hablar, más interaccionarán éstas con su presentación y más cerca estará el éxito de su puerta.

La habitación en la que se desarrollará todo, la hora del día, el tamaño de la audiencia y otros factores relacionados harán que sus materiales de presentación y su estilo sean unos u otros.

Los medios de comunicación más adecuados para llevar a cabo la exposición se basarán en cuánta gente estará presente, el objetivo y formalidad de la presentación, el deseo de interacción, la cantidad de tiempo disponible y la capacidad técnica del cuarto.

Trate de fijar sus reuniones a primera hora de la mañana, cuando su audiencia está fresca. Si no le queda más remedio que ajustar la presentación hacia las últimas horas de la mañana o la tarde, acórtela ateniéndose a sus mensajes principales.

Conviene llevar la exposición impresa, en CD y en todos los formatos que haga falta, para prevenir posibles fallos en cualquier dispositivo. Y no olvide llevar las copias de la exposición para repartirlas después de su charla.

Sea simple: no le diga a su público todo lo que usted sabe, no le aburra. Explíqueles únicamente lo que ellos deben conocer, esas dos o tres cosas que usted quiere que recuerden y que no pierdan de vista bajo ningún concepto.

Lo fundamental es que, al principio, exponga a quienes le escuchan a qué se dedica su compañía, con ejemplos claros. Ahora que su auditorio sabe a qué se dedica y por qué está allí, sus interlocutores serán capaces de relajarse y escuchar su presentación.

Convenciendo a la audiencia

La astucia y psicología también juegan un papel destacado. Tendrá que convencerles de que tienen un problema, y de que usted tiene la solución. Describa clara y convincentemente su producto o servicio.

Cuente cuál es su modelo de negocio, el equipo directivo de su empresa, los clientes que ya han trabajado con usted, por qué quiere dinero, cuánto desea y que hará con él (en el caso de que quiera sacar dinero de algún inversor)

Una presentación debe incluir una demostración del producto, una descripción competitiva del mismo y un programa piloto. En este sentido, las diapositivas son una guía para lo que vamos a decir y una manera de subrayar los puntos clave para acentuar los mensajes. Para una primera reunión, diez o quince son suficientes.

El tipo de letra debe ser de por lo menos un cuerpo 24, con estilos simples –Aria, Lucida Sans, etc-. Cada diapositiva no debe contar con más de ocho líneas. Los cuadros y gráficos tienen más impacto que las letras (ya saben, una imagen vale más que mil palabras).

La práctica es más que la lectura de su presentación en el taxi, camino de la reunión. Leerle las diapositivas a la gente es un verdadero insulto; quizás no conozcan tanto del tema como usted, pero no le quepa duda de que saben leer. Innove, sea original, meta citas literarias…

La práctica de su exposición le ayudará a hacer un empleo eficaz de su voz y su lenguaje corporal, y desde luego es el mejor remedio para los nervios.

Recitando ante el espejo

Usted debe practicar en voz alta, y si es posible, delante de un espejo. El control de su voz, de su volumen, la velocidad, la claridad y la entonación son importantes para que su presentación no caiga en saco roto. En cuanto al volumen, intente ensayar en la sala para valorar cuál debe ser su gradación, a tenor de los amplificadores y demás equipos tecnológicos.

Respecto a la velocidad, redúzcala. Cuando la gente está nerviosa habla más rápido. Y hable claramente, sobre todo si entre la audiencia se encuentran personas extranjeras y si los traductores son algo lentos.

Es muy conveniente llegar temprano a la reunión y comprobar la efectiva disponibilidad de los medios tecnológicos que nos han garantizado, así como su correcto funcionamiento. Compruebe su ordenador, su proyector. Enfréntese a la cita de un modo cortés; pregunte de cuánto tiempo dispone.

Aunque lo sepa de antemano, si le dicen que su interlocutor de mayor jerarquía deberá en un momento dado abandonar la sala para hablar por teléfono durante veinte minutos, usted podrá cambiar el ritmo.

Mire a las personas. Se trata de establecer puentes de confianza: hacia usted, hacia su empresa, hacia su producto. Si es preciso ríase, aparezca relajado y confidencial.

Esté preparado para las preguntas obvias; muchas de las preguntas que le harán durante o después de su presentación pueden ser previstas. Es bueno desarrollar de antemano las posibles preguntas y sus correspondientes respuestas.

Siempre concluya las citas replanteando sus mensajes originales, los de mayor calado. Dé sus datos de contacto e invite a la audiencia a ponerse en contacto con usted si tienen preguntas adicionales.


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