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Facturación electrónica: aspectos legales y prácticos

¿Qué es la facturación electrónica o telemática?

Es la forma de referirnos a información electrónica, o digital, que teniendo el visto bueno de la Agencia Estatal de Administración Tributaria – Hacienda, para entendernos -, y pudiendo sustituir plenamente a la factura tradicional en soporte papel, tiene plena validez legal. Una de sus particularidades consiste en que se torna innecesario recurrir al papel, con lo cual ahorramos tinta, papel, y los tradicionales gastos de envío cuando se den. Otra de sus particularidades es que son documentos digitales firmados electrónicamente.

¿Se exigirá su uso?

Llegará el momento en el que sí, pues la tendencia es esa. Como prueba de ello baste decir que el Estado tiene previsto, este mismo año 2007, modificar la normativa de contratación con las Administraciones Públicas, en el sentido de que cualquier particular que desee contratar con la Administración habrá de disponer de factura electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

Es la forma de “marcar” digitalmente documentos electrónicos, de modo que sin recurrir al papel, podamos acreditar la autoría de un documento y que el mismo no ha sido modificado. En concreto, y en lo referente a la facturación electrónica, no sólo permiten acreditar quién la ha firmado y que el documento no ha sido modificado, sino también el momento de su firma, así como el de su emisión y recepción, permitiéndose incluso la automatización de todo este tipo de eventos o trámites.

¿Sirve cualquier tipo de firma electrónica?

No, pues para que el documento firmado tenga validez legal, ha de reunir determinados requisitos. Para ello habrá de ser dicha firma electrónica la denominada como firma electrónica reconocida, con algunas particularidades más, propias de la facturación electrónica que tiene el visto bueno del Estado. La forma de estar seguros de su validez es verificar, antes de contratar cualquier utilidad de firma electrónica, que la entidad responsable de su comercialización está acreditada ante el Ministerio de Industria, así como ante la AEAT. Ello se puede comprobar simplemente acudiendo a los sitios web de dichos organismos o instituciones, y verificando si dicha empresa está acreditada.

¿En qué se basa la firma electrónica?

La que nos interesa (pues hay varios tipos de firma electrónica) se basa en lo que se llama infraestructura de clave pública o asimétrica, más conocido por su acrónimo inglés, sistemas basados en PKY. Su opuesto – el que no nos interesa– sería el denominado simétrico o de clave privada. En este último sólo se usa una clave, conocida por ambas partes, para cifrar y descifrar la información. A efectos prácticos, y sobre todo en lo referente a la distribución de las claves, es más operativo el basado en PKY, con dos claves, una pública, y otra privada. La primera se puede dar a conocer a todos, la segunda ha de ser guardada por su titular, el firmante.

¿Qué son los certificados digitales?

Son unos documentos, electrónicos, que incorporarían las dos claves citadas antes (la pública y la privada), permitiendo su uso firmar documentos en formato electrónico, pudiéndose de este modo acreditar la identidad del firmante, la integridad del contenido (que no ha sido modificado), así como la fecha de su firma. De cualquier modo, para la facturación electrónica se requerirá además que quede debida constancia del momento de la emisión de la misma, así como del momento de su recepción por el destinatario. Esta última cualidad – acreditación y constancia del aspecto temporal– es lo que se llama sellado de tiempo, o time stamping.

¿Que necesita poseer el receptor de la factura electrónica?

Por un lado, puesto que hoy por hoy no es obligado aceptar la recepción en tal formato, se requiere que dicho destinatario esté conforme con recibir dicho tipo de facturación. Para ello bastará con un documento que acredite su aceptación. Por otro lado, requerirá disponer de un software adecuado para tal fin, el cual, generalmente, es gratuito. Cuestión importante es estar seguros de que la factura se ha firmado estando vigente el certificado que habilitaba para ello, pues podría darse el caso de una factura que, habiéndose firmado electrónicamente, se hubiese revocado el poder otorgado para ello.

Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existen las llamadas listas de revocación, que cada Autoridad de Certificación creará en orden a dar a conocer en qué estado está el certificado usado (puede haber estado suspendido, cancelado, revocado, etc.).Hay entidades que cobran por obtener dicha información, e incluso por recibirse la factura, por lo que habrá que ser cuidadosos a la hora de elegir con qué autoridad de certificación vamos a contratar el servicio. Hay casos en que dicha información no sólo es gratuita, sin cobrarse además por la recepción, sino que además dicho trámite – el llamado de verificación de firma – se realiza automáticamente por el dispositivo usado para la recepción, lo cual le imprimirá enormes ventajas, ya que simplificará bastante la recepción documental.

¿Cómo recibimos el certificado digital?

Hay varias formas. Una es recibirlo en una tarjeta, de plástico, prácticamente idéntica en tamaño y diseño a las tradicionales de crédito. La desventaja es que para usarla hemos de poseer un lector de tal tipo de tarjetas, que aunque en realidad no son de gran costo -unos treinta euros, o incluso menos-, nos limitará en cuanto a su uso, ya que necesitaremos tener dicho lector instalado y configurado en el ordenador que vayamos a usar.

Otra forma, a mi entender más práctica, consiste en que los certificados están en un dispositivo tipo pendrive, cuya ventaja radica, por un lado, en que no requiere lector de tarjetas alguno, y además, que una vez conectado al ordenador de que se trate, no necesitamos tener instalados los certificados en él.

La forma más rudimentaria, y seguramente la menos práctica, consiste en instalar directamente los certificados en el ordenador, con lo cual no están ni en tarjeta ni en dispositivo USB, pero sólo se podrán usar en dicho PC.

¿Y qué pasa con Hacienda?

Por un lado, no se exige que tengamos dichas facturas emitidas electrónicamente en papel, bastando tan sólo que pongamos a disposición de la Agencia Tributaria, si hubiese una inspección, el software que hemos usado para generar las facturas, y darle traslado, electrónico, de las mismas.

A su vez, no hay que solicitar nada a Hacienda a fin de comenzar a generar dicho tipo de facturación electrónica. Una ventaja importante es que dicho tipo de firma electrónica sirve, igualmente, no sólo para firmar facturas, sino otros documentos mercantiles, tales como pedidos, albaranes o recibos, por poner un ejemplo.

¿Cómo se envían las facturas?

Una forma es por medio del correo electrónico, teniendo presente a estos efectos que se hará a través de una cuenta de correo específicamente destinada para ello. El destinatario sólo tendrá que bajar el correo, como lo hace habitualmente. Otra opción consiste en la publicación de las mismas en un sitio web que habilita la autoridad de certificación que ha expedido los certificados.

¿Hay facturas en formato pdf?

Sí, las hay, pero con la desventaja de que al ser un formato gráfico, o de presentación, el destinatario no podrá clasificar las mismas, de forma automática, por su contenido, lo cual, si se reciben bastantes, convierte a este método en poco o nada práctico. Un formato más práctico es el basado en XML, que no sólo se genera conmás rapidez que el PDF, ocupa menos espacio que esté, y además sí permite su catalogación, ordenación y clasificación automática, tanto en origen como en destino, de forma automática, lo cual lo convierte en una opción más deseable.

¿Se puede pasar a papel la factura electrónica?

Evidentemente, sí, pero lo más importante es que incluso así, no pierde su valor legal. El motivo de ello es que se incorporan a la factura en dicho soporte dos códigos de barras, confeccionados de tal manera que incluso estando dicho documento en papel en mal estado (sin llegar a extremos, naturalmente), sería posible detectar la firma a través de dichos códigos de barras, aunque para ello requeriríamos un lector especial de códigos de barras.

¿Hay que pagar por emitir factura electrónica?

Lo habitual – salvo que haya una subvención por medio, cuyo alcance, además, suele estar limitado en el tiempo – es que sí. El cuánto estará en función de la empresa con la que contratemos, cuyo criterio estará, a su vez, basado en el número de facturas a emitir, aunque no está de más tener presente que siempre saldrá más económico que su impresión tradicional en papel, aparte de dotar al documento de lo que bien se podría llamar blindaje tecnológico (se acreditaría siempre la identidad del firmante, no se podrían falsificar, y poseerían validez legal).

¿Qué hago con mis facturas viejas en papel?

Una opción es dejarlas como están, o sea, en papel. De cualquier forma, existen entidades que usando lo que se denomina servicio de notariado electrónico, permiten su conversión a formato digital, sin pérdida alguna de su valor legal, pudiendo así desprendernos de su versión en papel. Poco a poco, la tendencia a implantar es esta, deshacernos del papel sin pérdida alguna de su valor legal, posibilitándose, simultáneamente, una sustancial mejora en cuanto a su acceso, localización y tratamiento automatizado, aspecto éste que en formato papel se haría más farragoso o trabajoso.

¿Qué hay de la facturación internacional?

No está de más, siendo previsores, y considerando que se tiende a la normalización de estándares, usar un estándar de firma internacional. Digamos que el más aceptado actualmente es el denominado UBL, integrado en el llamado proyecto Oasis, del cual forman parte importantísimas instituciones, empresas y organismos en el ámbito internacional, favoreciéndose así su interoperabilidad por distintos sistemas.


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