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Software online, ¿eso qué es?

La moda que viene ahora es usar software de gestión online. Este software, que es una útil herramienta para gestionar la empresa, tiene la “novedad” de que puede usarse desde cualquier dispositivo (ordenador, teléfono móvil, etc.) que tenga conexión a Internet y un navegador. Sí, es el famoso programa de gestión, facturación y contabilidad o el ERP que siempre ha usado su empresa, pero ahora puede usarlo desde cualquier dispositivo con Internet.

Además, normalmente, se está comercializando mediante un poco mensual por usar el programa, si bien también puede adquirir el programa, e incluso usar alguna opción open source.

A priori parece interesante, pero, como toda nueva tecnología tiene algunas ventajas y algunos inconvenientes. Vamos a intentar destacar los factores buenos y malos de esta nueva tecnología, y así podremos saber si nuestra empresa está preparada para incorporarla.

Inconvenientes

  • Privacidad: ¿Dónde están los datos? Los datos de su empresa, los nombres de sus clientes, los precios a los que vende sus productos y servicios, las facturas que emite, lo que cobra y lo que no, sus proveedores, los precios a los que compra, su margen, sus contratos, sus proyectos y, en definitiva, cualquier dato referido a la gestión y contabilidad de su empresa está alojado en un ordenador sobre el que su empresa no tiene ningún control. ¿Espionaje industrial?, ¿pérdida de datos accidental?, ¿problemas de conectividad?, ¿depender de personas que están en otro país con otras leyes?… En fin, son innumerables las cuestiones que implica este inconveniente. Cierto y verdad que también su dinero lo deposita en bancos y no debajo de su colchón, pero de momento el sector financiero es un mercado regulado (unas veces mejor otras peor) y con ciertas garantías.
  • Usabilidad: aunque la programación web ha mejorado muchísimo en estos tiempos, a día de hoy sigue siendo menos flexible que la programación tradicional. Eso provoca que encontrar un programa de gestión online rápido y fácil de manejar sea mucho más complicado que encontrar un software de gestión local. Eso va a influir en el precio, porque, a más trabajo para hacer un programa, más coste de programación. Y, lógicamente, los clientes son los que deben de pagar ese coste. Aunque hay opciones open aource muy baratas.
  • El hombre de en medio: entre usted y sus datos se encuentra una empresa que le alquila el programa mes a mes. En otras ocasiones, usted paga por el servicio alguna cuota trimestral o anual. Usted en cualquier momento puede pedirle sus datos a esa empresa, que, normalmente, se los entregará sin muchos problemas (si usted ha pagado religiosamente sus cuotas). Pero, ¿para qué le sirven sus datos sin un programa para manejarlos correctamente? ¿Y si esa empresa borra sus datos accidentalmente?
  • Fallos en el servicio: ¿Ha ido usted alguna vez a su banco y le han dicho que no podían atenderle porque no tenían línea?. Pues con el software de gestión online prepárese para decirle a sus clientes lo mismo.
  • Lentitud: un programa local transmite sus datos a través de una red local que puede tener una velocidad de 1.000 megas (1GB más o menos). Su conexión ADSL (esa que usa para conectarse a su programa de gestión online) llega hasta los 20 megas en el mejor de los casos. De 1.000 megas a 20. ¿Qué programa cree que funcionará más deprisa? Esta lentitud hace que sus empleados pierdan tiempo, y el tiempo es oro, o euros, como prefiera.

Ventajas

  • Desde cualquier sitio: puede usar el programa de gestión desde cualquier lugar donde haya un dispositivo (ordenador, teléfono móvil, etc.) con conexión a Internet. Esto favorece el tele trabajo y permite flexibilizar la plantilla.
  • La forma de pagarlo: normalmente, comprar este tipo de software implica pagar una cuota mensual por el uso del programa. Esto le evita tener que hacer grandes desembolsos para poder usar un programa de gestión. Esto, más que una ventaja del software online es una ventaja en la forma de comercializar este software. Es lo que se denomina software como servicio.

Formas de evitar los inconvenientes

  • Privacidad: en vez de instalar el software en un servidor remoto, instálelo en un servidor web que esté alojado en su propia empresa. De esta forma, usted es el verdadero dueño de los datos.
  • Usabilidad: este punto depende mucho de la empresa que hace el programa de gestión online, por lo que debe comparar ese programa con cualquier otro que sea local y sacar sus propias conclusiones.
  • El hombre de en medio: usted está con sus datos y es dueño del programa para manejar esos datos que están instalados en su propio servidor web. Exija a su proveedor de software online que realice la instalación en su propio servidor web.
  • Fallos en el servicio: Al tener el servidor en su empresa, usted tiene más recursos y libertad para poder solucionar el problema lo antes posible. Así evita las conversaciones tipo: “en este momento nuestros operadores están ocupados, vuelva a intentarlo pasados unos minutos”.
  • Lentitud: como ahora tiene instalado el servidor en su red local, funcionará igual de rápido que cualquier programa local.

Conclusión

Este asunto del software de gestión online tiene unos inconvenientes tan superiores a sus ventajas que hacen totalmente desaconsejable su uso.

A día de hoy, la mejor opción sigue siendo el software de gestión local y usar herramientas como la conexión a escritorio remoto de Windows para poder manejarlo desde cualquier ordenador que tenga instalado el sistema operativo Windows (el 90% de los ordenadores del mundo usan Windows)

Funcionando así, tiene todas las ventajas del software online y del software local juntas.

Y por cierto, ya hay empresas que ofrecen el software de gestión local, como servicio, es decir, que puede usted comprarlo mediante una cuota mensual. De esta forma evita el tener que hacer un gran desembolso inicial.


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