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Tecnología en la PYME. Capítulo V – Herramientas prácticas… y baratas

Una PYME no puede gastar mucho dinero en tecnología. Sin embargo, la tecnología es una herramienta clave para su rentabilidad. Más allá de los programas de contabilidad y acceso a recursos más complejos (como ERP y CRM), existen multitud de herramientas que deberíamos considerar. Unas para su utilización diaria, otras para su utilización cuando toca.

La hoja de cálculo

El éxito de la hoja de cálculo se debe a la multitud de aplicaciones a las que se le puede dedicar. Una hoja de cálculo sirve para hacer presupuestos, configurar facturas que calculen IVA y descuentos automáticamente, preparar listas de precios fáciles de modificar y calcular descuentos de distribuidor, elaborar bases de datos de clientes sencillas que, hasta mil entradas, pueden ser una forma sencilla de mejorar nuestra gestión de clientes.

Decir hoja de cálculo equivale a decir Office y Microsoft. El gigante del software, como muchas empresas del sector, está ahora centrado en sus servicios a PYMES y acaba de preparar un CD-ROM con docenas de aplicaciones preprogramadas, especialmente adecuado para las PYMES. Si es un usuario de Office, pídales el CD: incluye aplicaciones de todo tipo que le pueden venir bien a cualquiera de sus directivos, desde el área financiera hasta ventas.

Las bases de datos

La popularidad de Office, que en su versión más completa viene acompañada de la base de datos Access, ha hecho que ésta sea muy fácil de programar para aplicaciones sencillas y que se haya convertido en un utensilio de uso casi diario para gestionar contactos, clientes y vendedores. Aplicaciones sencillas se pueden programar en casa; si se requiere algo más complejo generalmente hay que subcontratar. En cualquier caso, desarrollos sobre Access, aunque muy básicos en general, suelen ser baratos.

También es corriente ver aplicaciones en MySQL, la base de datos de software abierto que prefieren los programadores que no están volcados con Microsoft. Es más completa pero más difícil de programar y, en realidad, es más bien la competencia de la gama más alta de Microsoft SQL Server. Los desarrollos son más caros que con Access, pero el resultado es una aplicación, en general, más segura y flexible.

En bases de datos más complejas el líder es Oracle, seguido de IBM con DB2 que, con la compra de Informix se ha convertido en el mayor competidor de Oracle. Este tipo de herramientas se utiliza cuando la base de datos es de acceso múltiple y las aplicaciones funcionan en tiempo real o manejar cientos de miles de transacciones.

Planes de negocio

Cuando una empresa está iniciando su andadura, es lógico pedirle un plan de negocio. Algo que cualquier MBA conoce en detalle es, muchas veces, una herramienta poco conocida en los empresarios con menor grado de preparación de negocio.

En Baquia.com existe un modelo de plan de negocio que todavía hoy, dos años después de su aparición en la Red, es consultado con frecuencia por emprendedores y empresarios de habla hispana.

Sin embargo, los anglosajones han desarrollo software especial para la confección de planes de negocio y algunos, como BPlan.com, ofrecen, por 99,9 dólares un software fenomenal para guiarnos a través de la elaboración de un plan de negocio (también existe versión en español). Disponen de una versión para toda la compañía que permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en él, y cuyo precio es de 299 dólares. No contentos con ello, han seleccionado una serie de estudios de mercado de las principales actividades empresariales en EE.UU, y se puede comprar el que corresponda a nuestra industria por tan solo 140 dólares. Este estudio cubre los últimos 5 años del sector y viene acompañado con ratios para poder compararnos con nuestros colegas en EEUU, lo que es muy recomendable por dos razones:

  • Aunque el mercado sea completamente distinto, si estudiamos lo que sucede en el mercado más avanzado podemos valorar nuestro futuro algo mejor.
  • Si nuestros márgenes están muy por encima de la media de EEUU, tenemos que prepararnos para una lucha sin cuartel a medida que nuestro sector avance y se convierta enmás competitivo.

En cualquier caso es un ejercicio que merece la pena hacer.

Herramientas de productividad

La SOHO Business Tools dispone de un gran catálogo de software para la compra de todo tipo de herramientas de productividad para las PYMES. Se puede encontrar desde sistemas de gestión de contactos por debajo de los 50 dólares a software para imprimir tarjetas o hacerse una papelería inicial sin gastarse mucho dinero.

El buscador Ya.com incliye también una selección de empresas que venden software para PYMES, cuya visita es recomendable.

Conclusión

Cualquier empresa, por modesta qe sea, puede disponer -a precios muy razonables- de software para hacerle la vida más sencilla. No existe una razón para no contar con mejores herramientas que nuestros competidores, y simplemente indagar en las direcciones que les hemos seleccionado les puede ahorrar mucho dinero y facilitar la gestión diaria de su empresa.


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