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Tecnología en la PYME. Capítulo VIII – Hosting, Housing y problemas con sus datos

Se le ha quedado \”cuajado\” el disco duro a su contable. ¿Es sólo un fastidio o una gran desgracia? ¿Puede usted perder toda la contabilidad del último año? Es curioso como, a pesar de que cada día dependemos más de los datos almacenados en nuestros ordenadores, les prestamos poca atención. En realidad, los desastres no ocurren con frecuencia. Pero, ¿y cuando ocurren?

Si es usted una PYME, su informática está llevada por el contable o por una persona que tiene a tiempo compartido. En algunos casos tendrá usted un soporte técnico externo al que llama cuando todos se llevan las manos a la cabeza. Pero, ¿existe alguna forma de no estar con el alma en vilo? Existe, y se la recomendamos.

En primer lugar, determine un sistema regular de almacenamiento seguro. Lo recomendable es hacerlo diario. Cinco CDs, uno para cada día de la semana. Así, si se pierde algo, como mucho, es un día de trabajo. Si tiene una interacción intensa con sus clientes, a lo mejor necesita hacerlo dos veces al día.

Además debe disponer de un sistema de almacenamiento remoto. Es decir, fuera de sus oficinas. Hay muchas empresas que prestan estos servicios. Algunas de ellas son ISPs (Proveedores de Acceso a Internet) como acens, el que utiliza Baquía. Este tipo de empresas van desde Telefónica hasta sus competidores más inmediatos, Auna, BT, Uni2, y nuevos entrantes como Ya.com o Wanadoo. Todas ofrecen diferentes variantes de acceso a Internet y, en algunos casos, servicios remotos de backup para sus ordenadores que, cada noche o cuando se programe, descargan una copia de sus ficheros en sus servidores de seguridad, lo que le garantiza que, en caso por ejemplo de incendio y pérdida de la totalidad de sus datos, puede rápidamente recuperarlos a través de los backups contratados.

¿Qué ventajas supone el tener nuestra web albergado en un servicio especializado como los mencionados?:

  • Servicio 24/7
  • Alto nivel de seguridad física y lógica
  • Ancho de banda ampliable
  • Espacio en disco ampliable
  • Economías de escala
  • Profesionalidad de los empleados, que no sería posible en una PYME (los técnicos prefieren trabajar en sitios con gran aparato técnico antes que en una PYME con un par de ordenadores y poco más)
  • Mejor calidad precio que hecho por uno mismo

Hosting y housing

¿Cuál es la diferencia entre hosting y housing? En el hosting compartimos ordenador físico con otras compañías. En el housing disponemos de un ordenador para nosotros solos.¿Qué parámetros hay que tener en cuenta para tomar una u otra decisión? El hosting es más barato en los niveles bajos. Es decir, si tenemos una web estática y/o con pocas visitas, existen planes de hosting por menos de 300 euros al año. Muchas PYMES encontrarán que este tipo de contrato es suficiente para sus necesidades.

Si el número de correos electrónicos que necesito y por lo tanto el espacio para el almacenamiento de los mismos, es superior a las 100 personas, probablemente esté usted ya en un entorno de housing en el que disponer de un servidor propio puede tener sentido. En cualquier caso, las ofertas son múltiples y, con un sencillo asesoramiento, se puede tomar la decisión más adecuada. Una petición de 3 ofertas nos da la oportunidad de entender mejor las diferencias y tomar la decisión no solo basado en el precio.

Los mínimos que debe garantizar el sistema que contrate deben ser:

  • Soporte 24 horas
  • 5 horas de soporte técnico al mes (revisión de PC\’s por ejemplo)
  • 5 horas de soporte técnico de su red al mes (si la tiene)
  • Un plan de almacenamiento de datos y su puesta en marcha en caso de accidente o necesidad
  • Un plan de acceso a Internet (hosting o housing)
  • El ancho de banda que necesite (ADSL, RDSI, Banda Ancha)

Los servicios de mantenimiento \”in situ\” pueden ser contratados a empresas especializadas en redes y al mantenimiento de los equipos que las integran. Soluziona Telecom cuenta con una división que se dedica a este tipo de servicios pero, para redes pequeñas y PCs sueltos es mejor llegar a un acuerdo con una empresa pequeña que esté cerca de nuestras oficinas.

En cualquier caso, en un momento como el actual, en el que copiando un CD se puede uno llevar el histórico de toda una vida de una empresa, es también conveniente implementar políticas de seguridad sobre los datos sensibles y tratar que no sea fácil hacerse con una copia. Esto puede lograrse utilizando un servidor de red que sea accesible únicamente por gente de total confianza y que no se pueda hacer copias de disquetes o CD desde ningún PC. También es conveniente hacer firmar a los empleados, sobre todo a los nuevos, un documento en el que se les comprometa con la seguridad de los datos que manejan y sepan que pueden incurrir en un serio delito si utilizan de forma inadecuada los datos que son propiedad de la empresa.

El espionaje industrial es hoy más sencillo que nunca. Hay cámaras digitales en los móviles y en los PDAs, existen equipos del tamaño de un llavero capaces de albergar 256 MB de datos de todo tipo y, desde el punto de vista de la empresa, sobre todo de la PYME, nadie parece preocuparse.

Conclusión

Merece la pena pedir varias ofertas antes de tomar una decisión. Hay que contar con una política de seguridad de los datos y otra de seguridad del personal y de lo que puede o no hacer con los datos que manejan de nuestra empresa.

Hay que disponer de backups de todos los datos de forma diaria. Copia que debe también consistir en archivos fuera de nuestras instalaciones y que deben ir acompañadas de un acuerdo para el restablecimiento de los datos si existe una pérdida de los mismos.

Conviene contar con un documento firmado por los empleados que especifique el grado de responsabilidad que éstos asumen si hay una fuga de datos o se produce una copia indebida o existe espionaje industrial.


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