Un ERP (Enterprise Resource Planning, o Gestión de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión centralizado de dato único. Es decir, permite ver siempre el mismo dato desde cualquier perspectiva que sea necesaria: contable, comercial, financiara, logística. Todos tienen acceso a los mismos datos, cosa que no ocurre en la contabilidad tradicional, que termina haciendo algo de gestión pero que deja muchos flecos a que cada jefe de área desarrolle su propio sistema de gestión (casi siempre utilizando hojas de cálculo Excel), y que puede no tener nada que ver con la visión central del mismo cliente.

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Una oferta creciente

Si somos una PYME de cierto tamaño, lo más corriente es que tengamos un sistema contable central que lleve la contabilidad y la facturación y luego que cada jefe de departamento disponga de un sistema más o menos manual para controlar a su gente y las responsabilidades que tengan asignadas.

El pasar de un sistema como el descrito a un ERP no es sencillo. Al principio cada "maestrillo" cree que su "librillo" le es mucho más práctico que el ERP que, sobre todo al principio, deja bastante que desear en cuanto a facilidad de uso y cobertura de las necesidades departamentales. En un entorno de crecimiento más o menos rápido, el salto es imprescindible más pronto o más tarde y hay que darlo cuando uno quiera (normalmente cuando las cosas van bien) y no tratar de hacerlo cuando nos obligue nuestro competidor más cercano (casi siempre cuando van mal).

Veamos las posibilidades. En principio los ERPs estaban orientados a las grandes empresas, tenían unos costes de parametrización (adaptación del ERP a las necesidades específicas de cada empresa) de casi 3 a 1 (es decir, si el software ERP valía 100.000 euros, el coste total de proyecto con la parametrización y el entrenamiento de los usuarios se iba a los 400.000 euros) y no había forma de que las PYMES pudieran acceder a ellos.

El líder del mercado es SAP, seguido de forma lejana por Oracle, PeopleSoft (que acaba de comprar JD Edwards) y, bastante introducido en España en cuentas medias, Navision, hoy en la división de empresas de Microsoft. Un listado completo de lo que IT Toolbox considera empresas ERP hoy es el siguiente:

El panorama español

Existen también empresas españolas, como Logic Control, que han ido desarrollando sus sistemas de contabilidad, implantados en miles de empresas en España, hasta convertirlos en mini-ERPs.

Lo que es nuevo es que el propio líder, SAP está centrándose en la PYME e incluso defiende la viabilidad de su solución para este tipo de empresas. Cuando el líder da este paso, quiere decir que todos lo van a seguir más pronto o más tarde. El sistema que está siguiendo SAP es el de proporcionar un paquete que tenga todo cuanto una empresa pequeña y mediana pueda necesitar y que esté pre-parametrizado para que no tenga que contratar consultores externos a un precio de 3-1 sobre el software.

En España el lanzamiento se hará en otoño de 2003 y SAP quiere anticiparse a sus rivales en proporcionar soluciones avanzadas para PYMES. Pero no podemos olvidar a Microsoft, que compró en EEUU Great Plains y ahora, con la compra de Ambición, está terminando a marchas forzadas una solución para PYMES con su propio ERP.

La respuesta de Oracle y de PeopleSoft no se hará esperar y es probable que, antes de final de año, haya varias ofertas de este tipo en el mercado español. La otra alternativa, disponer del servicio en modo ASP (pago por uso a través de Internet) es también una opción que se ofrecerá en España antes de finalizar 2003.

En definitiva, ningún empresario tiene justificación si no quiere mantener su empresa bien gestionada. Entre las grandes empresas, un estudio elaborado a principios de este año por Penteo entre más de 300 empresas españolas con una facturación superior a 20 millones de euros, señala que el 70% de ellas cuenta con algún sistema de ERP, y un 8% espera hacerlo en breve. Las áreass de Finanzas, Compras y Logística son las que con más frecuencia implantan estos sistemas

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Conclusión

A partir de un millón de euros de facturación, cualquier PYME debe estudiar la posibilidad de utilizar (en modo ASP o comprándolo) un ERP que permita que su empresa esté tan bien gestionada como cualquiera gran empresa que se precie.

La decisión es importante y debe considerarse con cuidado. Es imprescindible tener un presupuesto razonable pactado con la empresa que nos venda el ERP y debemos de ser capaces de asegurar el "buen fin" de la instalación.