Actualmente muchas empresas están redefiniendo su misión, visión, etc., y con ellos también sus estrategias para hacer negocios. Al ver que la economía se transforma ven la necesidad de hacer transformaciones en sus procesos internos y manera de llegar a los consumidores.

El cliente se ha vuelto más y más demandante en cuanto a la calidad de los productos y servicios que desea. También respecto al precio, sus especificaciones y modo de adquirir los mismos. Pero ¿cómo tomar decisiones o bien acciones que lleven a la empresa a satisfacerlos? En este caso la opción de los sistemas ERP es una buena respuesta como solución a estas necesidades.

Un ERP que apoye en la toma de decisiones

Es necesario exponer cómo los ERPs y sistemas inteligentes apoyan a la toma de decisiones de las empresas como parte de su estrategia. Asimismo, es importante mencionar que también existen deficiencias importantes a considerar cuando se adquiere un ERP, y sobre todo si se les ve como una solución a todos los problemas y carencias de la empresa.

En primer lugar salta una pregunta ¿qué es un ERP? ¿Cuál es su principal función?

Los ERP (Entreprise Resource Planning) son sistemas transaccionales, es decir, están diseñados para trabajar con procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica. Así, puede haber un seguimiento y control de los procesos del negocio, como son: finanzas y contabilidad, ventas, compras, manufactura, logística, recursos humanos omercadotecnia.

El ERP gestiona de manera integrada y eficiente la información de la empresa, comunicando las diferentes áreas del negocio mediante procesos electrónicos. La función principal es organizar y estandarizar procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información útil para ser analizados para la toma de decisiones. Es importante recordar que finalmente, aunque estos sistemas apoyan en la toma de decisiones, no quiere decir que ellos lo hagan, sino que los administradores (humanos) tienen el poder final para tomar las decisiones estratégicas y adecuadas en la empresa.

Contar también con las limitaciones

Es importante tener en cuenta algunas de las limitantes de estos sistemas que se mencionan a continuación:

• Algunos cambios que se hacen no permiten tener información cien por ciento real, lo cual afecta la historia de algunos registros que se tienen; con lo cual se hace inútil una gran cantidad de datos que están almacenados en el sistema.
• La estructuración de los datos en el sistema, hace poco posible obtener información útil para los ejecutivos y la toma de decisiones, con lo cual alentan los procesos administrativos y estratégicos de la empresa.
• Alguna información está organizada en módulos de manera muy compleja, lo cual lo hace poco práctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para aminorar esta limitación hay que capacitar más al personal en cuanto al uso del sistema, organización de los datos y obtención de la información.
• No existe flexibilidad en cuanto a la personalización y elaboración de algunos reportes necesarios por la empresa para la obtención de información. Lo cual debería ser independiente del área de sistemas. Sobre todo hay que considerar que sea la información requerida, en un formato adecuado y oportunamente.
• En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que recalcularlos en el tiempo que son requeridos, para lo cual se hacen consultas en el historial, que no está almacenado de manera directa.
• Existe dificultad para integrar la información de otros sistemas independientes, o bien que están en otra ubicación geográfica. Esto se da más frecuentemente con empresas que tienen unidades distribuidas en otras localidades, o bien que manejen varios proveedores.
• No es posible manejar historias de transacciones en las mismas bases de datos por cuestiones de manejo de la información y de eficiencia en la operación del sistema, además de alentar algunos procesos de consultas y de acceso a información importante.

Y apreciar las ventajas

Por otro lado, están las ventajas que proveen estos sistemas transaccionales, flexibles e innovadores para la empresa y su forma tradicional de operar. Principalmente, se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y nuevas tecnologías, conforman una estrategia de e-business, donde la implantación de dichas tecnologías mejora la rentabilidad de la empresa y le otorga una ventaja competitiva.

• Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información.
• Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de costos y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.
• Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar información confiable y en tiempo real.
• Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, Así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.

Considerando lo anterior, en la selección de un ERP no sólo hay que tomar en cuenta la tecnología, sino también considerar cuestiones básicamente administrativas, como son visión, visibilidad, tecnología, funcionalidad, servicio/soporte y el coste, ya que se desea mantener relacionadas las áreas de la empresa, lo que de tendrá consecuencias en los procesos.

De la misma manera se debe tomar en cuenta al factor humano, que es núcleo en este proceso de transformación, ya que uno de los principales obstáculos que se han encontrado es el personal, en cuanto a la adaptación de nuevos sistemas y herramientas para hacer el trabajo. Se hace necesaria una mentalidad positiva y de apertura al cambio, mediante la capacitación y motivación para obtener los resultados deseados.

Criterios para la elección de un sistema

La selección de un sistema ERP debe atender a diferentes puntos importantes, por ejemplo:

• El objetivo de la empresa y la implementación.
• Las distintas necesidades y requerimientos de los procesos y áreas de la empresa. Sobre todo, porque estas adaptaciones hacen que surjan los defectos existentes en las gestiones de procesos existentes.
• La escalabilidad, es decir, que en caso de crecer más los sistemas, no se tengan un mundo de sistemas incompatibles que no permitan tener comunicadas las áreas de la organización.
• Los proveedores de soluciones, así como su factibilidad de implementación, sus ventajas, desventajas, posibles problemas derivados o que requieren mayor atención.

Finalmente, hay que mencionar que el sistema no toma por sí solo las decisiones, sino que es una herramienta de apoyo, donde la información que provee de manera más oportuna y confiable, ayudará a los ejecutivos hacer mejores estudios y análisis que les permitan hacer una planeación estratégica y tomar decisiones importantes en tiempos menores.

Conclusiones

Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida de la gente, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicárselo a la empresa. Dicho cambio ha sido un acercamiento a los consumidores para conocer sus necesidades. Sin embargo, las empresas que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia y toma de decisiones, estarán fuera de la economía.

En estos momentos, se podría decir que sólo las grandes empresas nacionales y globales hacen uso extenso de plataformas tecnológicas como parte de su arquitectura y base para que operen sus procesos. En cuanto a la toma de decisiones, son otro grupo selecto las que hacen uso de ella. Sin embargo, cada día más empresas están adoptando estas formas nuevas de trabajo e integración de las empresas con sus proveedores y clientes, incluso con la misma competencia, pero a cierto nivel.

Dichas iniciativas se están dando cada vez más y quienes no se incorporen a estas "nuevas formas" de trabajo, simplemente ni siquiera conocerán las necesidades de los clientes, quienes para entonces sólo utilizarán medios de comunicación como telemarketing, web, correo electrónico y otros medios electrónicos.

Además, para tener información real y oportuna para cuando sea demandada es necesario estar enlazado a otras sucursales o entidades que den soporte de lo que se requiere. Para ello se considera al ERP como parte importante de la arquitectura del negocio y a los otros sistemas enlazados como sus proveedores. Sólo con ellos será posible tener información en tiempo real y con sistemas en red. Se podrá tener acceso a ella en todo tiempo y todo lugar. Esa es la gran tendencia.

Asimismo, el objetivo es que las empresas se autodirijan de alguna forma en un futuro, esto es bajo el supuesto que sean capaces de tomar decisiones por sí mismas de manera oportuna sin necesidad de que haya intervención humana. Esto es lo que conoce como la Inteligencia de Negocios, y surge como consecuencia de tener sistemas integrados, con respuestas en tiempo real y reaccionando a factores externos e internos de la empresas.

Y aunque, la integración conlleve tiempo, costos (en dinero y esfuerzos) y cambios importantes en las formas de operar tradicionales, el cambio será una gran mejora en las gestiones de la organización y en la aceptación de los cambios por parte de los empleados; lo cual, a futuro, con ayuda de una buena planeación, aumentará tanto las capacidades de las áreas de la empresa como las de todos los miembros de su organización y fortalecerá la arquitectura organizacional de la misma.