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Cada vez más personas se conectan a Internet para crear perfiles, compartir fotos, noticias y chatear con los amigos, empleando muchas horas en actualizar sus datos y listas de contactos. Por este motivo, las empresas están empezando a reconsiderar su postura en cuanto a las redes sociales en el lugar de trabajo.

Lo que hace que estos sitios sean tan populares es el poder que dan a los usuarios para crear, mantener y expandir sus redes para incluir a su familia, amigos íntimos o personas que compartan intereses, profesiones o hobbies similares.

Cuando las utilizan apropiadamente y con discreción, las redes sociales pueden ser una fuente de gran valor para los negocios que quieran ampliar su visibilidad o para los empleados que necesiten comunicarse con sus compañeros. En la mayoría de los casos, se trata además de un servicio gratuito.

No es nada raro, además, que las empresas utilicen estos sitios para llevar a cabo comprobaciones del historial de los candidatos que tienen intención de contratar, constatando de una manera discreta lo que sus empleados hacen y dicen en el dominio público.

¿Prohibirlas o permitirlas?

Un estudio reciente de la Universidad de Melbourne mostró que las personas que usan Internet de forma personal en su trabajo son un 9% más productivas que las que no lo utilizan. El estudio destaca, sin embargo, un factor importante: la seguridad. Cada actividad y cada minuto empleado en una red social puede exponer a la organización a numerosas amenazas y, mientras que el incremento de la productividad es algo discutible, el tema de la seguridad no lo es, ya que se trata de algo muy real.

Ante esta situación, las empresas tienen tres opciones:

1. Prohibir el acceso a páginas de redes sociales (y también a Internet).
2. Limitar y restringir su uso.
3. Permitir los accesos sin monitorización.

Prohibir el acceso a las páginas de redes sociales puede ser una solución óptima para algunas organizaciones, como puede ser el caso de bancos y departamentos de gobierno, particularmente dispuestos a mantener su status quo.

Muchas pequeñas organizaciones, sin embargo, consideran que tomar una postura demasiado restrictiva podría resultar contraproducente e indicar una falta de confianza hacia sus empleados (algo que, probablemente y hasta cierto punto, sería justificado).

Por otra parte, no es recomendable ofrecer un acceso sin restricciones a las redes sociales. La mejor opción sería permitir el acceso a estos sitios estableciendo algunos límites (cuándo y quién puede disfrutar de este acceso). Independientemente de la opción que escoja una organización, debe asegurarse ciertas garantías desde el punto de vista de la seguridad, como la disponibilidad de un software antivirus actualizado, un firewall y las capacidades técnicas necesarias para poder monitorizar el uso general que hacen de Internet los empleados, y la capacidad para monitorizar los sitios de redes sociales, en particular.

¿Cuáles son los peligros?

Es importante señalar que los sitios de redes sociales como Facebook, no suponen como aplicaciones un problema para las organizaciones. Son las personas que los utilizan las que pueden ser un motivo de preocupación. Estos usuarios son la raíz de cinco problemas clave para las empresas:

1. Productividad: Si en una empresa de 100 personas, cada empleado invirtiera 30 minutos al día en estas redes, la compañía perdería 13.000 horas de productividad sólo en un año. Aunque esta última estimación pueda parecer exagerada, las organizaciones prestan mucha atención a las cuestiones ligadas a la productividad de los empleados y sobra decir que 50 horas diarias de trabajo no productivo chocan con la adecuada gestión de una compañía.

El acceso sin límites a las redes sociales en el trabajo también puede afectar negativamente al clima laboral. Muchos trabajadores no ven con buenos ojos el que sus compañeros empleen su tiempo consultando redes sociales, sobre todo cuando existe sobrecarga de trabajo. El impacto del acceso a estos sitios, por tanto, es mayor si no se toman acciones contra estos abusos.

2. Recursos: Aunque las actualizaciones en sitios como Facebook o LinkedIn pueden no ocupar mucho ancho de banda, la disponibilidad de esta capacidad puede crear problemas para los administradores informáticos de la compañía cuando se crean enlaces a videos en estos sitios (o se utilizan páginas como las de YouTube). Navegar por Internet tiene un coste, especialmente cuando se requiere mucho ancho de banda.

3. Virus y malware: los hackers son atraídos a estas redes sociales porque ven un potencial para cometer fraudes y lanzar ataques de spam y malware. Existen alrededor de 50.000 aplicaciones disponibles para Facebook (según la propia compañía), y mientras ésta no pueda ofrecer toda la protección posible contra el malware, estas aplicaciones de terceros pueden no ser del todo seguras. La mensajería en los sitios de redes sociales también es un problema. El gusano Koobface es sólo un ejemplo de cómo se utilizan los mensajes para extender códigos maliciosos y gusanos. Una infección por este tipo de malware es lo último a lo que se querría enfrentar un administrador informático.

4. Ingeniería social: esta actividad puede desembocar en el robo de datos o de la identidad personal y corporativa. La ingeniería social se está volviendo un arte muy elaborado y cada vez son más las personas que resultan víctimas de estafas online que parecen genuinas. Por otro lado, mucha gente tiene el hábito de compartir detalles personales en sus perfiles de las redes sociales. Mientras estos usuarios nunca revelarían cierta información al conocer a alguien por primera vez, no temen mostrarla en Internet para que todo el mundo la pueda ver en su perfil, su blog personal u otro sitio de redes sociales, a los que también podrían acceder los cibercriminales.

5. Responsabilidad legal y reputación: aunque no ha habido grandes pleitos que hayan puesto en evidencia a los sitios de redes sociales, las organizaciones necesitan observar a sus empleados, ya que éstos pueden estar haciendo comentarios públicamente, por ejemplo, acerca de sus jefes. Las implicaciones legales y los daños a la imagen y buena reputación de una empresa podrían ser importantes.

Lograr un equilibrio

Lo que es preocupante de las redes sociales es que animan a las personas a dar toda la información posible de sí mismas. Incluso los usuarios más prudentes pueden facilitar datos que no deberían. Al mismo tiempo, casi todo el mundo (incluso los más altos directivos) tiene su propio perfil en alguna red social y aprecian la idea de mantener el contacto con amigos y compañeros a través de esta interfaz.

Si una organización se plantea permitir el acceso de sus empleados a estos sitios, habría que seguir algunos consejos básicos:

1. Restringir el acceso. Dar a los empleados la oportunidad de acceder a las redes sociales sólo durante su tiempo de descanso, antes y después del horario de oficina. Instalar un software que tenga filtros para estas webs dota a los administradores de la capacidad de implementar el acceso de tiempo limitado a estos y otros sitios.
2. Educar al equipo de trabajo.La mayoría de los empleados no son conscientes de que sus acciones pueden causar graves daños a la seguridad de la organización. Es conveniente hacerles ver cómo un simple clic a un enlace o la descarga de una aplicación puede infectar su ordenador o la red corporativa entera. Además, no deben pinchar en enlaces sospechosos y estar atentos a la hora de ofrecer detalles personales en Internet. Sólo porque los empleados sean lo bastante listos para tener un perfil online no significa que sean expertos en tecnología o que tengan un alto nivel de conocimiento en materia de seguridad.
3. Establecer políticas de uso y seguridad. Una buena práctica podría ser que todos los empleados de la organización firmen cualquier política sobre el uso de Internet en el trabajo, el acceso a los sitios de redes sociales y qué están autorizados a hacer y a decir en la Red durante las horas de trabajo. La monitorización de toda la actividad en Internet es importante. Los empleados deberían ser conscientes de que sus acciones en la Red están siendo registradas y que el hecho de no suscribir las políticas de la compañía en esta materia podría ocasionar acciones disciplinarias y/o de despido.