Baquia, nuevas tecnologias y negocios

Muchas empresas, algunas más, otras menos, han implantado herramientas tecnológicas para gestionarlas mejor. Ordenadores, Internet, programas de gestión, software de diseño gráfico, herramientas CAD, telefonía móvil y un largo etcétera de artefactos tecnológicos han venido para quedarse entre nuestras empresas.

Pero, ¿no es cada vez más complicado aprovechar la tecnología para favorecer a nuestra empresa?

Pensamos que sí, y vemos día a día como las empresas no acaban de sacar todo el partido de la tecnología.

¿Por qué? Es sencillo y difícil a la vez responder a esta pregunta. Si nos fijamos, la rapidez con la que aparecen nuevas herramientas (y desaparecen) hace imposible poder probarlas todas y determinar si son adecuadas para nuestra empresa. Además, al tratarse de herramientas orientadas a distintos aspectos de la gestión empresarial, cada una tiene su punto fuerte y su desventaja frente a las demás. Este ambiente hace que instalemos en nuestra empresa lo que instala la mayoría. Si todo el mundo usa un determinado programa para hacer la facturación, pues yo también lo pongo.

Así, puede que dejemos escapar oportunidades tecnológicas que nos permitan tener alguna ventaja adicional sobre nuestros competidores, porque si todos hacemos lo mismo, seremos copias los unos de los otros.

El cambio de paradigma: comprar lo que soluciona

¿Y qué podemos hacer?. Pues muy sencillo, si las herramientas que nos venden -o por lo menos lo intentan- normalmente nos dicen que van a proporcionar tales beneficios o tales otros, ¿por qué en muchos casos esto no es así? Pues porque esas herramientas debemos de manejarlas nosotros mismos y sabernos todos los trucos, recovecos y rincones para poder sacar ese beneficio. Si no dedicamos horas, empeño y ganas no obtendremos esos ansiados beneficios para nuestra empresa.

Eso limita bastante nuestro poder de elección, porque si queremos obtener los resultados deseados debemos emplear bastante tiempo en ello. Pero si la cosa fuese al revés, seguramente su empresa sí mejoraría.

¿Y cómo es al revés? Pues instalando herramientas inteligentes de gestión empresarial.

¿Y eso qué es? Son programas informáticos inteligentes que se encargan de orientarnos sobre la productividad que tenemos en la empresa, en general o en algún aspecto de la misma. Ufff, vaya explicación… ¡Como para entenderla!

Un ejemplo práctico

Veamos un ejemplo donde vamos a comparar dos empresas y poder entender mejor esa definición. Una empresa compra un software de gestión o descarga uno gratis para gestionar su empresa, es decir, hacer presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, llevar el almacén, hacer la contabilidad, etc… La otra empresa compra varios agentes inteligentes según se va marcando objetivos a conseguir en su empresa.

La primera instala su programa y se dedica a recibir formación y consultoría para poder usar ese fabuloso programa que en algunos casos le va a costar bastante dinero. No pasa nada, si los demás lo tienen, esta empresa opina que también hay que tenerlo, cueste lo que cueste. Evidentemente, mejorar siempre mejora la empresa con la instalación de estos programas de gestión o ERP, pero en algunos casos el camino hasta alcanzar la mejora es bastante abrupto. Finalmente, tras un largo periodo de entrenamiento, esta empresa está preparada para sacarle algo de rendimiento a la herramienta. El poder beneficiarse de todo su potencial es algo, por lo menos en el corto plazo, casi impensable.

Veamos que sucede con la segunda empresa. Antes de comprar nada, se ha fijado en su propio funcionamiento y ha detectado que tiene problemas en algunas áreas de su gestión. En concreto, se ha dado cuenta de que no dispone de un sistema organizado para desarrollar el marketing, y tampoco cuenta con demasiados controles a la hora de cobrar sus facturas, por lo que suceden problemas de cobro y liquidez.

Por tanto, decide solucionar esos problemas y para ello compra dos agentes inteligentes especializados en esas áreas. Una vez que los técnicos los han instalado y configurado, el director comercial empieza a recibir comunicaciones con los problemas que va detectando el agente y le plantea algunas posibles soluciones. El director comercial sólo tiene que decidir si ejecuta la solución propuesta por el agente o no. Por su parte, el director financiero recibe periódicamente un informe con sus gráficos asociados, donde se muestra la liquidez de la empresa y las cuentas por cobrar, destacando cuál es el cliente que más tarde paga, cuánto es el tiempo que transcurre en cobrar una factura, etc… Además, recibe asesoría gratuita sobre técnicas concretas para mejorar esos indicadores.

Con el paso del tiempo, y la acción de los agentes inteligentes, la segunda empresa va mejorando poco a poco esos problemas que tenía en su gestión.

La primera empresa, sigue esperando obtener resultados, mientras que la segunda empresa ya está tratando sus problemas y poniéndoles solución.

Inteligencia tecnológica

Como consumidores que somos de tecnología, debemos de exigir a nuestros proveedores que, por fin, den un salto más allá. No debemos contentarnos con lo que nos venden, debemos comprar lo que nos ayuda a mejorar nuestra empresa. Este es el próximo paso en cuanto a evolución tecnológica en los sistemas de gestión empresarial.

El cambio propuesto nos exige pasar de un sistema de información a un sistema inteligente. En vez de meter y consultar datos en nuestros programas de gestión, debemos pedir que nuestro propio software nos oriente, nos aconseje y que ejecute acciones que mejoren la rentabilidad de la empresa. Esa inteligencia debe de ser capaz de analizar el escenario actual en el que se encuentra la empresa y proponer acciones ya probadas para mejorar la situación.

Evidentemente, al tratarse de un sistema inteligente, éste debe ir aprendiendo con el tiempo, y realizar acciones cada vez más sofisticadas. Las empresas que adapten este paradigma antes estarán mejor asesoradas que las que no lo adapten.