Muchas veces se ha dicho que el conocimiento es poder. Pero también debemos entender que un exceso de información puede llevar a la inacción y al descenso de la productividad. Según Xerox, en un día normal de trabajo perdemos alrededor del 25% del tiempo que estamos en la oficina a causa de información innecesaria.
Desde hace más de 30 años, los científicos de Xerox han estudiado cómo se comunican, se organizan y trabajan los empleados de una compañía. De hecho, Xerox fue pionera en el uso de la ciencia de la etnografía para que los investigadores pudieran evaluar los hábitos de los trabajadores.
¿Qué hay que hacer para evitar la sobrecarga de información? ¿Apagar el teléfono móvil? ¿Desconectar el buzón de voz? ¿Tirar la PDA por la ventana? No, simplemente racionalizar y optimizar nuestros hábitos. Basándose en el estudio “Future of Work”, Xerox recomienda nueve pautas para ayudar a los trabajadores a ahorrar tiempo y manejar la sobrecarga informativa:
- Tomarse un respiro. Parece sencillo, pero la mayoría de los empleados no se toman un tiempo para romper su rutina diaria de trabajo. Los investigadores confirman que tomarse un breve descanso ayuda a fomentar la productividad, ya que permite a los trabajadores alejarse de su puesto de trabajo, aunque sea por unos minutos. Incluso una breve siesta ayuda a regenerarse y a ser más productivo.
- Simplificar el horario de trabajo. Intentar acumular todas las citas posibles en un mismo día para tener más tiempo para procesar toda la información entrante los días en los que no se tiene ninguna cita. Es más fácil concentrarse cuando no se tiene una reunión en 20 minutos.
- Hacer copias de seguridad. Es peor no tener información que tener demasiada, por lo que es importante contar con un procedimiento para hacer regularmente copias de seguridad de la información.
- Despejar el escritorio (tanto el físico como el del PC) . Xerox recomienda archivar, apilar o tirar los papeles a medida que se van recibiendo en lugar de amontonarlos, así como escanear y guardar los documentos que sean importantes. También recomienda no utilizar el escritorio del ordenador para guardar los archivos, y utilizar la herramienta de búsqueda para localizar aquello que se necesita.
- Utilizar la información correctamente. Muchas veces empleamos demasiado tiempo con los mismos documentos y los utilizamos una y otra vez. Para reducir este tiempo, Xerox recomienda responder tan pronto como se reciba la información, colocarla en su carpeta correspondiente o eliminarla la primera vez que se utiliza.
- Lo gratuito resulta caro. El spam y las ofertas que no se han solicitado suelen tener un precio. Por eso es importante elegir calidad antes que cantidad. Se pueden gestionar las cuentas y los pagos en Internet, pero es importante configurar las listas de emails no deseados.
- Utilizar las herramientas propias. El teléfono es una herramienta completa para obtener información. Por ejemplo, no es necesario perder tiempo en imprimir mapas si se puede tener acceso a través del teléfono. Los teléfonos con GPS proporcionan la información exacta en función del emplazamiento real.
- Utilizar las RSS. Utilizar un agregador ayuda a recopilar todas las noticias para verlas desde el mismo sitio.
- Control vía teléfono móvil. Xerox recomienda utilizar un teléfono móvil que permita consultar el correo electrónico para que el tiempo que se pasa fuera de la oficina sea más productivo. Además, revisar el correo electrónico diariamente en lugar de retrasarlo y leer una amplia cantidad de e-mails permite anticiparse a futuros trabajos y cuidar los proyectos según vayan saliendo.
“Hacer un seguimiento de la sobrecarga de información es importante para la mayoría de las empresas de hoy, de mañana y de dentro de cinco años”, dice Jenny Perotti, etnógrafa de Xerox Innovation Group. “Nuestros hallazgos ayudarán a trabajadores de todo el mundo a optimizar el uso de las herramientas de que disponen y a desarrollar estrategias y técnicas que harán efectiva la gestión de la información en el futuro”.
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