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Las transacciones empresariales comienzan en forma de correo electrónico, pues la mayor parte de los clientes utilizan el e-mail para negociar contratos y acuerdos, así como emitir facturas e información sobre pagos. El correo electrónico es también muy utilizado por los departamentos de marketing para realizar envíos a los clientes anunciando nuevas ofertas, tratos especiales, etc.

Sin embargo, algunas empresas todavía no comprenden que cada correo electrónico enviado o recibido es probablemente el único registro que tienen para las transacciones importantes con un cliente o entre miembros del personal de la compañía. Muchas organizaciones, asimismo, subestiman el valor del conocimiento que está almacenado en los e-mails. De acuerdo con la investigación de Osterman, los correos electrónicos contienen aproximadamente un 75% de la información que utilizamos en una jornada de trabajo. Por lo tanto, la cantidad de conocimiento almacenado en dichos correos es suficiente para justificar su archivo durante un largo período de tiempo.

A pesar de ello, para las compañías todavía resulta difícil aceptar la necesidad real de una solución para el archivo de e-mails. Muchas de ellas confían en las copias de seguridad tradicionales para solucionar el problema, una estrategia que sólo ofrece una solución temporal.

¿Por qué optar por el archivo de e-mails?

Una compañía no puede permitirse no archivar los correos electrónicos porque nunca sabe cuándo y qué e-mail va a necesitar en un futuro. Un e-mail puede ser una lista de tareas pendientes del departamento de ventas, pero otro e-mail podría ahorrar a la compañía miles de euros en honorarios legales y multas.

A continuación, enumeramos algunas de las razones por las que un negocio necesita archivar sus e-mails:

• Acceso a e-mails antiguos o eliminados: Las soluciones tradicionales de copias de seguridad que restauran sistemas si un negocio sufre una interrupción, como un error de sistema de disco, no son lo suficientemente potentes. Estas soluciones basadas en copias de seguridad no permiten al administrador o a los empleados buscar fácilmente a través de cientos de e-mails, por ejemplo, los mensajes con la información del pago que otra compañía ha acordado.
• Problemas de almacenamiento: El volumen de e-mails que se generan en una jornada de trabajo se está convirtiendo en un problema para los administradores de TI. A medida que los empleados envían y reciben correos electrónicos con archivos adjuntos de mayor tamaño, la capacidad de almacenamiento del servidor comienza a agotarse. Si las cuotas del servidor no pueden ser incrementadas, los correos electrónicos deberán ser almacenados en archivos PST en terminales de trabajo o en una parte de la red informática, creando así más problemas.
• Salvaguarda y cumplimiento legal: La legislación en algunos países establece los correos electrónicos como una fuente de datos que debe conservarse durante diferentes períodos de tiempo en el caso de que tal información sea requerida en un tribunal de justicia. Varios sectores, como el de las finanzas, tienen sus propias regulaciones que deben cumplirse.
• Capacidad de gestionar y comprobar los e-mails de los empleados: La mayoría de las compañías no supervisan lo que sus empleados están enviando o recibiendo a través del e-mail. Aunque los correos electrónicos corporativos deberían ser utilizados solamente para los negocios de la compañía, hay ocasiones en las que la dirección necesite supervisar los e-mails de sus empleados.

Para las empresas, las razones que realmente llevarán a la implantación de una solución para el archivo de e-mails son las cuestiones legales y de conformidad. La capacidad de acceder a los e-mails y recuperarlos en unos minutos sin necesidad de utilizar copias de seguridad es también una cuestión a tener en cuenta.

Hay un gran número de prestaciones que las empresas deben tener a la hora de fijarse en una solución de archivo. En primer lugar, el producto debe tener un motor de búsqueda flexible que permita a los administradores y empleados la capacidad de encontrar e-mails específicos o hilos de conversación. El producto también necesita contar con una política de retención adaptable para permitir que la empresa controle el modo y el tiempo durante el que los e-mails estarán guardados.

Otra importante consideración es que la base de datos que almacena los e-mails archivados no pueda ser manipulada. Para presentar los e-mails como prueba en un tribunal de justicia, la compañía tiene que probar la integridad de estos correos electrónicos.

Se necesita, además, un producto de software que sea fácil de instalar y no sea demasiado complejo, ya que si una empresa va a permitir a sus empleados a buscar por si mismos e-mails antiguos o borrados, el proceso debería ser lo suficientemente simple incluso para aquéllos con un conocimiento limitado.

Medidas de privacidad

Aunque el archivo de e-mails tenga sentido desde el punto de vista empresarial, pueden surgir temas de privacidad en algunas organizaciones. ¿Puede un empresario retener y controlar el correo electrónico de un determinado empleado?

Algunas compañías argumentan que los e-mails enviados usando la red de la empresa se convierten en su propiedad y, por lo tanto, la dirección tiene el derecho de comprobar el buzón de correo electrónico de los empleados. Por otra parte, los grupos a favor del derecho a la privacidad, argumentan que controlar los e-mails de los empleados atenta contra su derecho a la privacidad. Efectuar un balance no es fácil, pero al final del día es una cuestión de confianza.

Cada país tiene sus propias leyes y normativas sobre el uso y archivo del correo electrónico, por lo que las compañías necesitan conocer estas normativas antes de actuar contra un trabajador. Pero lo que las empresas realmente necesitan entender es que el archivo de e-mails no es un gasto, sino un coste justificado para hacer negocios y garantizar la seguridad contra posibles repercusiones legales o de conformidad.