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Importancia de la gestión del cambio en la implantación de un ERP

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Éstos esperan respuestas rápidas y eficientes en el intercambio comercial diario que colma las relaciones empresariales a nivel mundial.

No es una tarea fácil adaptarse a estas nuevas realidades de un mundo cambiante, dominado por las tecnología de la información en la forma de hacer negocios. Aquellas organizaciones que decidan quedarse dormidas en los laureles difícilmente sobrevivirán a la batalla de permanencia en el mercado y en la mente de los clientes.

Ahora bien, una de las estrategias de las organizaciones del siglo XXI para mejorar sus ventajas competitivas y competir en la batalla denominada Globalización es la adquisición de un sistema de información o gestión empresarial que las ayude en el proceso de crecimiento de las operaciones, contribuya con la maximización de los recursos y se convierta en una herramienta que facilite la toma de decisiones en todos los ámbitos de la organización.

Ventajas

Estos software de gestión o ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas que integran la gestión empresarial de las organizaciones para, de esta forma, poder obtener la información de manera confiable, oportuna y precisa, y en un lapso de tiempo menor que el que proporciona los sistemas de gestión tradicionales.

Si la organización decide apoyarse en el uso de esta plataforma tecnológica, comienzan una serie de actividades englobadas en el proceso de implementación del sistema, mecanismo complejo que varía de acuerdo a la naturaleza de la organización y al volumen de sus operaciones.

En la actualidad existe una gran cantidad de empresas consultoras que se encargan del diseño, implementación y soporte de los procesos de negocios en estos sistemas. Los últimos años han sido testigos de un boom en los sistemas de información: SAP y Oracle encabezan las listas en ventas, e impresiona la cantidad de implementaciones anuales de estos sistemas.

Muchas de las mismas han sido exitosas y otras no. Los factores de éxito de estas implementaciones dependen en gran medida no sólo de un buen equipo de consultores y un correcto acopio de información de los procesos de negocios actuales y futuros del cliente, sino de algo tan básico y clave como la motivación, adaptación, comunicación y manejo del cambio de los usuarios y personal de la organización involucrados en la utilización y desarrollo del software en la empresa.

El factor humano es el núcleo y la base del éxito de cualquier implantación en el área de sistemas. Siendo un punto tan transparente, parece mentira que más del 55% de las implantaciones que fracasan tengan como principal causa la falta de motivación y desconocimiento del recurso humano involucrado en los principales procesos de un proyecto de implementación de un sistema de gestión.

Según mi experiencia como consultora de ERP, he observado cómo la actitud de muchas empresas que brindan servicios de consultoría en relación a la gestión del cambio en las implementaciones es negativa. Muchas no lo consideran importante; otras sólo hacen énfasis en la parte técnica y no involucran al usuario en el proceso.

Esto trae como consecuencia que el mismo se encuentre a la defensiva y no brinde el apoyo correspondiente en las actividades inherentes a su rol, como proporcionar información relacionada con los procesos de negocio actuales de su área, dificultad para entender los procesos plasmados en el sistema, falta de concentración en las sesiones de trabajo, ansiedad por pensar que podría perder su trabajo ya que el sistema realizará todas sus funciones, lento aprendizaje en las sesiones de entrenamiento, rechazo y enfrentamientos con el equipo de consultores...

Actitudes a desarrollar

En definitiva, una serie de actitudes que poco a poco se convierten en un punto crítico que afecta seriamente al éxito de la implementación. Pero estas consecuencias se pueden minimizar gestionando el cambio dentro de la implementación; entiéndase por gestión del cambio aquellas actividades que apoyan y brindan herramientas que potencian la flexibilidad de la organización y sus individuos y la capacidad de responder ante situaciones nuevas.

El cambio siempre va a existir y es un aliciente para el crecimiento personal y organizacional. Los seres humanos son el eje fundamental de las organizaciones; por ello deben ser los primeros involucrados en cualquier decisión que afecte al paradigma y la forma de hacer negocios. La Gerencia de Recursos Humanos de la empresa que decida la compra de un ERP y las empresas consultoras, canales de ventas de estos software, deben ser concientes de la necesidad imperante de introducir en sus prácticas de negocios la gestión del cambio como herramienta que conllevará al éxito de la implantación.

Asimismo, los consultores de ERP deben estar al tanto y mentalizarse de que ellos son agentes de cambio; por lo general estas implantaciones requieren que el consultor se encuentre en la organización durante un largo período de tiempo, lo que implica que uno de sus roles principales es ser un profesional integral, capaz de motivar y tener las herramientas técnicas y funcionales que les permitan dominar y liderar pequeños equipos de trabajo, que serán útiles a la hora de afrontar los retos que la organización y la consultora se propongan.

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