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Cloud en procesos documentales: la desmaterialización como medio y fin

La automatización de los procesos documentales ha sido siempre uno de los caballos de batalla de las empresas en su aspiración de ser más eficaces y rentables. Con la irrupción del cloud computing, este concepto ha entrado en una nueva esfera: ahora es verdaderamente posible la desmaterialización de una serie de funciones imprescindibles y sin duda estratégicas, pero que no tenían por qué ocupar tanto espacio, tanto tiempo, tanta dedicación.

Hace ahora seis años que Esker tomó la decisión estratégica de migrar al modelo cloud, de hecho fuimos de los primeros fabricantes de software en dar ese paso. Hoy día, las soluciones que ofrecemos a nuestros clientes bajo esta modalidad suponen casi la mitad de nuestros ingresos.

La clave de una buena propuesta en este ámbito pasa por liberar a la empresa de toda carga en términos de equipos, plataformas y licencias, ofreciéndole un modelo de pago por transacción que les evite costes de adquisición o mantenimiento y con la garantía de poder crecer y evolucionar de forma natural. Con sus aplicaciones albergadas en un centro de datos y haciendo uso de ellas cuando precisen, pueden ofrecer un servicio más rápido y eficiente a sus clientes y proveedores, optimizando su gestión financiera.

La desmaterialización de los procesos se manifiesta en tres ámbitos: aplicaciones, plataformas e infraestructuras. El primero es lo que denominamos Software como Servicio (SaaS), seguramente el modelo más conocido. Se trata de utilizar las aplicaciones sin tener que adquirirlas ni instalarlas, simplemente bajo un sistema de suscripción. Y acceder a ellas fácilmente cada vez que tengan que acometer procesos documentales como son los envíos de facturas a clientes o proveedores, pedidos, etc. Las soluciones cloud en este ámbito les ayudarán a reducir los riesgos financieros y les permitirán mejorar su competitividad y su rentabilidad a lo largo de los ciclos de compra y venta.

El concepto de Plataformas como Servicio (PaaS) se refiere al desarrollo y ejecución de aplicaciones personalizadas bajo demanda. Este modelo proporciona la infraestructura que permite ejecutar las aplicaciones desde un simple navegador de Internet. Además, los desarrolladores pueden crear y poner en marcha, rápidamente y con bajo coste, aplicaciones de gestión que no precisan de instalación. El sistema se basa en un motor de reglas automáticas que permite la desmaterialización de cualquier proceso, y en numerosos servicios web que permiten enviar, recibir y recuperar documentos a través de la plataforma. Todo ello con las correspondientes capas de seguridad que mantienen la confidencialidad, y con la característica de ser integrables fácilmente con cualquier ERP.

Finalmente, el modelo Infraestructura como Servicio (IaaS) supone la externalización del hosting, el material, los servidores, las tarjetas fax, las impresoras y en general los componentes de red. Las empresas los utilizan como servicio accediendo según necesidad y pagando por transacción. El proveedor de este servicio, como es nuestro caso, asume la propiedad de esos equipos y es el responsable del hosting, del buen funcionamiento y de su mantenimiento.

Y por supuesto, fundamental en una buena propuesta de desmaterialización vía cloud será saber ayudar a la empresa, en concreto a sus directivos, a superar la previsible barrera psicológica de desconfianza.  Convencerle de que su información crítica puede estar tanto o más segura en nuestra nube que en su medio tangible y a la vista. Transparencia en la implantación, un óptimo soporte, la formación adecuada y finalmente la evidencia de los resultados, deberían disipar cualquier temor.

En definitiva, la desmaterialización es el medio y el fin del cloud en los procesos documentales. Aligerar el arsenal de equipos y sistemas de la organización y eliminar el papel –con su consiguiente beneficio en términos de medio ambiente y sostenibilidad- asegura a las empresas una operativa más ágil, más eficaz y más rentable, con resultados palpables a corto plazo.

Jesús Midón Pablo

Director general de Esker Ibérica, vicepresidente de EuroCloud España


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