Día Sin papeles: ponga su granito de arena

¿Cuántos documentos ha impreso hoy? ¿Qué altura alcanza la pila de papeles sobre su mesa? ¿Ha tirado el periódico gratuito que cogió esta mañana al entrar en el metro en una papelera o en un contenedor azul?

Hoy es el día apropiado (más que otros) para plantearse estas cuestiones, ya que se celebra el Paper Free Day (Día Sin Papeles), una iniciativa encaminada a reducir la cantidad de papel físico que consumimos, especialmente en las empresas, con la mente puesta tanto en el ahorro de recursos como en la conservación medioambiental.

Según la AIIM (Association of Information and Image Management), las empresas manejan diez veces más información ahora que hace cinco años. El problema es que la digitalización es lenta, y una gran cantidad de esa información todavía circula sobre el tradicional papel.

La compañía Iron Mountain, especializada en la gestión documental, ofrece cinco consejos para que las empresas hagan un uso más eficiente del papel:

1. Concentrarse en ser eficiente en el uso del papel, en vez de intentarprescindir del papel

Hay que asumir que no prescindiremos totalmente del papel en un futuro inmediato ni tampoco a medio plazo. El crecimiento de los documentos en papel va parejo al crecimiento exponencial de la información digital, junto con un trasfondo de regulación legal cada vez más rigurosa y un clima de cambio constante en las necesidades de negocio. A esto se le añaden a menudo limitaciones presupuestarias, sistemas y procesos anticuados, y la responsabilidad dispersa entre numerosos departamentos.

Por todo ello, la mejor manera de actuar es adoptar un modelo híbrido, capaz de identificar tanto la información física como la digital y tratarla como parte de una estrategia coherente para la gestión de la información.

2. Organizar y clasificar la información

Muchas organizaciones guardan una gran cantidad de documentos impresos y simplemente no saben por dónde empezar. El secreto consiste en la clasificación. Las empresas necesitan saber qué tienen y dónde lo conservan. Tienen que controlar datos fundamentales para el buen funcionamiento del negocio, documentos operacionales, información activa y pasiva, y datos que ya no se necesitan y que se pueden destruir. El proceso de clasificación ayudará a las empresas a empezar a reducir el problema del papel y a garantizar que se centren en la gestión de los documentos realmente valiosos.

3. Entender el entorno exterior

La legislación es cada vez más estricta y compleja. Empresas que operan internacionalmente se enfrentan al problema adicional de tratar con leyes cambiantes y, en ocasiones, inconsistentes en cada uno de sus mercados. Están forzadas a encontrar su camino a través de esta burocracia para asegurarse de que operan dentro de la ley e identificar qué necesitan conservar y cómo archivarlo, y qué destruir y cuándo.

Lo aconsejable es que trabajen con expertos externos, capaces de custodiar documentos conforme a la legislación vigente y cumplir los plazos de conservación de los documentos, garantizando su correcta gestión de la información a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción segura.

4. Trasladar el papel fuera de las oficinas

Además de los costes que conlleva la acumulación de documentación en las propias oficinas, está el coste que supone el tiempo que el personal usa para almacenar, gestionar y recuperar archivos. Un proveedor externo de confianza puede actuar como barrera, haciéndose cargo de la mayoría de la documentaciónentrante, incluso antes de que llegue a la empresa, y a su vez controlar el cumplimiento de las normativas pertinentes. Los documentos críticos, como la facturación, pueden ser digitalizados e incluidos en los procesos, mientras que los archivos menos importantes pueden archivarse fuera de las instalaciones durante el tiempo necesario, después del cual son destruidos.

5. Evitar soluciones que no sean a medida

Una solución digital única para todos los problemas no funciona. Puede que lo normal sea pensar que con escanear todos los documentos ya tendremos una oficina sin papel. Pero este enfoque suele conducir a una inversión exagerada e innecesaria para escanear documentos, que quizás no se vayan a usar nunca más. En vez de mejorar la situación, probablemente se empeore. Por lo tanto, antes que digitalizar todo, es preferible averiguar cuál es el mejor sistema para acceder y usar la información, y luego invertir en la digitalización de los documentos que tienen que estar accesibles con más frecuencia.


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