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No, eso no es una factura electrónica

Ya sea por desconocimiento, por falta de infraestructura o por errores durante los procesos de emisión, almacenaje y recuperación de facturas electrónicas, lo cierto es que las pymes españolas continúan cometiendo errores de facturación.

Actualmente, según el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), menos de la mitad de las pymes españolas factura de forma electrónica. Muchas de ellas ni siquiera disponen de firma electrónica, o tienen problemas relacionados con la infraestructura informática de la empresa.

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Anfix, compañía de desarrollo de software de gestión empresarial en la nube, ha enumerado las cinco malas prácticas más extendidas entre las pymes españolas en relación a la e-factura

1. Considerar a la factura electrónica carente de validez legal. Muchas empresas desconocen que la factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La e-factura consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Para que ésta sea legal ha de contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

2. Considerar que un PDF es una factura electrónica. Esto implica que las facturas emitidas simplemente con formato PDF están mal formadas y no cumplen con los requisitos legales, pues para ello deben tener además una firma electrónica y cumplir con los requisitos anteriormente comentados:

Autenticación: la firma digital identifica al firmante, es equivalente a la firma física de un documento.

Integridad: es posible verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes.

No repudio en origen: el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.

3. Cometer errores de forma en el cumplimiento de la ley de facturación electrónica. Si bien es cierto que al inicio del uso de la facturación electrónica existía cierta confusión acerca de los formatos aceptados por la ley, la realidad apunta que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura.

4. Creer que por ser autónomo o pyme es innecesaria y poco funcional la facturación electrónica. No sólo es extraordinariamente funcional, sino que en términos de seguridad, al ser un documento digital, permite hacer copias de seguridad de acuerdo con la normativa legal vigente de forma sencilla y rápida. Además, las nuevas soluciones cloud permiten custodiar la factura electrónica, así como gestionar su recuperación y consulta cuando se necesite y desde donde se necesite con inmediatez, y sin que la pyme precise contar con un departamento TI que atienda y resuelva todas las necesidades tecnológicas derivadas de la facturación electrónica.

5. Pensar que los procedimientos caseros resultan más económicos que las soluciones profesionales adecuadas. Esta percepción se explica no tanto por la costumbre, sino porque la puesta en marcha de la infraestructura requerida para generar facturas electrónicas hasta la llegada de soluciones como las disponibles actualmente era cara para algunas empresas, ya que precisaban de un personal TI, que no todas tienen, y se encontraban con una ley compleja que no siempre ha resultado fácil de interpretar. Con las soluciones de facturación electrónica en la nube, todas las incógnitas de esta derivada tecnológica quedan resueltas de forma sencilla, completa y conforme a la normativa vigente.


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