Cómo preparar un plan de emergencia para pymes y startups

Fenómenos meteorológicos, incendios, inundaciones, fallos en el sistema de almacenamiento de datos, o incluso la enfermedad o muerte de alguno de los miembros clave del equipo. Por desgracia, cualquiera de estos desastres pueden ocurrir en cualquier momento imprevisto. ¿Estaría tu empresa preparada ante alguno de estos incidentes?

Según ReadWrite, el 74% de las pequeñas empresas no tienen un plan de emergencia, y el 84% ni siquiera tiene un seguro que cubra catástrofes naturales. La preparación de una empresa para los posibles desastres no es un proceso excesivamente complicado: consiste simplemente en la revisión de sus vulnerabilidades, el desarrollo de un plan detallado y capacitar a sus empleados.

Cuando el huracán Sandy golpeó la costa este de EEUU el otoño pasado, miles de empresas se vieron afectadas, y muchas de ellas incluso se vieron obligadas a cerrar. Pero el desastre no siempre llega con vientos huracanados y lluvias potentes. En ocasiones, se trata de algo tan banal como un fallo en el almacenamiento, problema que se podría haber evitado fácilmente.

Tornado

La preparación ante los desastres no es algo especialmente lento o caro; sin embargo, el beneficio para tu negocio puede ser muy significativo. CrowdSpring nos recuerda los 7 pasos a seguir para tener preparado un plan reemergencia ante todo tipo de catástrofes.

1. Escribe un plan

Es importante empezar por la realización de una evaluación del riesgo y hacer un inventario de los riesgos específicos de la empresa. Para ello, es necesario entender las vulnerabilidades de la empresa, por lo que se deberá considerar cuidadosamente lo que ocurrirá si se va la luz, si falla el hardware, si se inunda la oficina o si se estropea el teléfono.

A continuación, deberemos designar quien será el encargado de solucionar las diferentes situaciones de emergencia, además de establecer un protocolo de actuación o un sistema para advertir a los empleados sobre las emergencias y la comunicación con las autoridades locales.

2. Tener en cuenta la localización geográfica

Según la ubicación geográfica de la empresa deberemos tener más o menos en cuenta el riesgo por catástrofes naturales. Por ejemplo, si la oficina de una empresa se encuentra en Florida, hay mayor probabilidad de que tarde o temprano se vea afectada por un huracán.

3. Crear una lista de contactos

Es importante tener a mano una lista actualizada de las autoridades locales y su información de contacto y ubicación: la policía local, la estación de bomberos más cercana y el Servicio Meteorológico Nacional. Incluso el número de teléfono de la Cruz Roja local puede sernos de gran ayuda en caso de emergencia. Asegúrate de que esta información está al alcance de todos los trabajadores.

4. Determinar el impacto

Debemos tener en cuenta el impacto real que estos desastres podrían tener en nuestro negocio. Por ejemplo, un corte de energía eléctrica causado por un fuego central tendrá un efecto muy diferente en un negocio que un huracán de categoría 5 que podría destruir por completo el techo del edificio o romper todas las ventanas. Por eso es necesario establecer diferentes protocolos y detalles específicos del plan de emergencia según la causa del desastre.

5. Haz copias de seguridad

Muchas pequeñas empresas dependen de sus ordenadores, pero hacen poco o nada por proteger sus datos. Si los datos de tu empresa están en la nube puedes estar más tranquilo, pero si aún almacenas datos importantes en discos duros locales, deberás asegurarte de tener copias de seguridad al día.

6. Plan de Continuidad de Operaciones

Se trata de algo fundamental para cualquier plan de desastres. Su objetivo es mantener un negocio activo incluso cuando se ha visto afectado por un gran desastre. Para realizarlo se deben tener en cuenta las funciones esenciales de la empresa y el personal necesario para llevarlas a cabo y los procedimientos de comunicación con los proveedores y vendedores fundamentales para las operaciones del negocio. Además, los registros y documentos deben estar fácilmente disponibles y almacenados de forma segura y fácilmente recuperable, incluso fuera de las instalaciones.

7. Instrucción

Nombrar un comité para asumir la responsabilidad de realizar la evaluación, la creación del plan y la comunicación interna y externa es una buena idea. Fomentar la preparación personal, llevar a cabo prácticas o simulacros con los trabajadores y hacer que todos entiendan su papel y lo que deberán hacer en estos casos para mantenerse a salvo será de gran ayuda.

Hablamos de

Emprendedores Seguridad