BAQUIA

¿Qué datos debo guardar? Un tercio de las empresas no lo tiene claro

Las empresas europeas de tamaño medio podrían estar exponiéndose a graves multas relacionadas con la protección de datos si conservan demasiada información durante demasiado tiempo, según un estudio elaborado por PWC para Iron Mountain.

Según este estudio, más de un tercio de las empresas europeas no tiene claro qué tipo de documentación sobre sus empleados y clientes deben conservar y cuál deben destruir, por lo que guardan todo “por si acaso la necesitan”. Esto, que podría parecer una actitud precavida, es en realidad un delito, aunque la mayoría de las empresas que incurren en él no lo sepan.

Data safe

Lo cierto es que las leyes europeas de protección de datos son complejas y varían mucho entre estados miembros. El periodo medio de conservación de documentos ronda los 6 años, pero puede ir desde 3 meses para las quejas de clientes hasta más de 20 años para acuerdos confidenciales o patentes. Además, estas leyes cambian frecuentemente.

En relación a los sectores, los que peor posicionados están son aquellos que engloban a las empresas de fabricación e ingeniería: casi la mitad (el 45%) conserva todo, aunque el 10% no tiene una política de conservación de documentos. Sorprendentemente, dado el tipo de información que maneja, el sector financiero no se queda atrás: el 39% conserva todo y el 9% no tiene una política empresarial para la conservación de datos.

Para ayudar a las empresas europeas a cumplir con las legislaciones vigentes, Iron Mountain y la firma legal De Brauw Blackstone Westbroek han publicado una Guía Europea de Conservación de Documentos,  que abarca las 15 principales jurisdicciones europeas. Esta guía (disponible en este enlace) permite a las empresas entender los tipos de documentos que manejan y la legislación que les afecta, además de ofrecer consejos prácticos sobre la conservación documental.

“La información es la savia de las empresas, pero gestionarla atendiendo a la legislación puede ser una verdadera pesadilla, especialmente para aquellas compañías que operan en Europa” comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España. “En la era del Big Data y un entorno cada vez más expuesto a los litigios, las empresas, sea cual sea su tamaño, tienen que tener unas políticas robustas de conservación de la información. Esta guía ofrece ayuda práctica para aquellas conservando que actualmente estén conservando todo”.

Lokke Moerel, socio en De Brauw y profesor de Derecho de Tecnologías de la Información en la Universidad de Tilburg, resume el problema: “Las empresas se encuentran en una situación paradójica. Por un lado, se enfrentan a un creciente volumen de información, con un consecuente incremento en el coste de almacenamiento, pero por otro lado se ven obligadas a conservar su información para evitar volverse locas con las complejas y cambiantes leyes de retención. Irónicamente es tan peligroso conservar algo durante demasiado tiempo – como datos personales o CVs– como destruirlo demasiado pronto –como en el caso de expedientes médicos o de seguridad, o correos electrónicos que podrían necesitarse para procesos legales-. Con unas leyes de conservación documental que cambian frecuentemente y las diferencias entre países, no sorprende que muchas empresas no sepan por dónde empezar”.

Con la publicación de esta guía, en definitiva, el objetivo es ayudar a las empresas a conservar la información de forma segura y responsable, respetando las obligaciones frente a empleados, accionistas, proveedores y clientes.


Compartir en :


Noticias relacionadas

Recomendamos




Comentarios