Acceder a la información corporativa puede ahorrar millones a una empresa

Se estima que los trabajadores pasan más de 8 horas a la semana buscando información, y un tercio de ese tiempo acaba en búsquedas fallidas. Además, 3 horas adicionales se pierden rehaciendo contenidos corporativos existentes. La dificultad aumenta si consideramos que aproximadamente un 90% de la información corporativa que se maneja en el día a día se encuentra en formatos no estructurados (correos electrónicos, formatos multimedia, Internet…).

Hoy en día, es más que nunca necesario contar con herramientas que permitan solventar problemas tan comunes dentro de la empresa como la búsqueda de información. Una necesidad claramente manifestada por los trabajadores del conocimiento y que las compañías han reconocido como fundamental para agilizar la toma de decisiones y aumentar la productividad global de la compañía. Además, se ha comprobado que así, una organización conseguir ahorrar millones de dólares.

En este sentido, IDC estima que los costes de búsqueda de una empresa pueden llegar a ser de 14.000 dólares por trabajador en un año, y si a esta cifra le sumamos la dificultad para encontrar datos, el coste adicional puede ascender a 6 millones anuales para una empresa con 1.000 trabajadores. Con estas cifras no es de extrañar que el mercado de acceso a la información crezca en torno al 20% y 25% anual.

Las soluciones de búsqueda para la empresa, ¿representan una oportunidad para mejorar radicalmente la productividad del usuario? ¿Pueden ayudar a disminuir la complejidad y dificultad de encontrar la información? Es imprescindible identificar los puntos clave para explorar el potencial de las soluciones de búsqueda, con el fin de rentabilizar la ingente cantidad de datos existentes y así, optimizar los procesos de negocio.

Información, información y más información

La capacidad de Internet para generar información ha abierto un inmenso mar de posibilidades en el entorno empresarial, pero sin lugar a dudas también ha generado un nuevo reto para las compañías, especialmente para aquellas que gestionan grandes volúmenes de información. El principal desafío consiste en integrar toda la información –estructurada y no estructurada- en un único punto de acceso que permita recuperar cualquier información que se genere en el entorno corporativo.

Cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde se encuentra un documento que se acaba de redactar, dónde está un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido… Muchos trabajadores deben acceder a diferentes sistemas y utilizar diversas técnicas para conseguir lo que necesitan. Las interfaces de usuario dispares presentan los datos de manera diferente, lo que provoca incoherencias, confusión, pérdida de productividad y de tiempo.

Por ello, las ventajas que suponen una adecuada implementación de herramientas de acceso a la información se basan en búsquedas que incorporan las últimas tendencias tecnológicas, como clasificación de contenidos, extracción, creación y gestión de taxonomías, semántica, presentación de la información, búsqueda local en escritorio, búsqueda web, etc.…

La captura de los datos debe permitirnos no sólo el acceso a múltiples fuentes y sistemas, sino que debe brindarnos la posibilidad de obtener la información más relevante y una navegación dinámica, intuitiva y personalizable, que permite a los usuarios visualizar los resultados por conceptos y categorías más relevantes. Estas herramientas deben ser capaces de indexar, de manera rápida y segura, millones de documentos.

Un proveedor de búsqueda federada debe analizar datos contenidos en la Web, servidores y PCs. Deben incorporar la información contenida en los datawarehouses y en las aplicaciones empresariales, explotando así todo el potencial de los sistemas de inteligencia de negocio. Todo ello de una forma rápida, fácil de implementar y con Green IT, es decir, utilizando menos hardware.

En definitiva, una solución de búsqueda eficaz para la empresa brinda mayor productividad al permitir el acceso y la recuperación fácil de la información relevante. Un motor de búsqueda corporativo también ayuda a mejorar los costes operativos y una reducción de los costes de TI, ya que disminuye el grado de dependencia en numerosos sistemas y puntos de integración con un bajo TCO.

Cuando las compañías adoptan estás estrategias de búsquedas son capaces de mejorar la productividad y eficacia de su plantilla, además de transformar la forma de utilizar la información como nunca antes había sido posible hacerlo. Esta fórmula de éxito y rentabilidad es cada vez más demandada en el mercado español.

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