Claves para la optimización del e-procurement

La automatización de la cadena de suministros y la implantación del e-procurement (procesos de compra a través de Internet) es uno de los aspectos en los que las empresas deberán incidir en los próximos años para tratar de rentabilizar sus procesos internos, mejorando su estructura de costes gracias a la optimización de la cadena de suministros.

Según Aberdeen Group, las empresas que comenzaron a aplicar procesos de e-procurement entre los años 1998 y 2000 han conseguido reducir a un tercio los costes administrativos, acortar a una cuarta parte los ciclos de reposición de productos, estrechar la relación con los proveedores preferidos, disminuir gastos imprevistos hasta en un 50% y mejorar la gestión de los inventarios.

De este modo, pueden establecerse una serie de claves para la optimización de un sistema de e-procurement, destacando:

Es necesario identificar las prioridades en la cadena de aprovisionamiento

No deben entenderse las aplicaciones de e-procurement como una estrategia por sí mismas, sino que debe integrarse dentro de la estrategia global de compras de la compañía y funcionar como un soporte a ésta.
Es necesario un estudio preliminar de los costes de aprovisionamiento en los que cada compañía incurre: cuánto dinero se gasta, en qué se gasta y con qué proveedores. Este análisis ayudará a localizar las oportunidades para mejorar el suministro y racionalizar la cadena de aprovisionamiento.
Igualmente, antes de iniciar las aplicaciones de e-procurement, la empresa debe diseñar un plan para la implementación, así como establecer una serie de metas y objetivos para la mejora de los resultados.
Es necesario también identificar las prioridades entre los procesos internos de la cadena de aprovisionamiento de la empresa. De esta forma se consigue identificar los procesos más improductivos que deben ser suprimidos o reestructurados, al tiempo que se evita invertir dinero en la automatización de procesos que resultan caros o ineficientes y se identifican aquellos aspectos que pueden generar mayores ahorros de costes, recursos y tiempo.
Por último, resulta fundamental el compromiso del personal de la empresa con el proyecto de e-procurement, incluyendo para ello cursos de formación para los nuevos métodos y responsables para el seguimiento y cumplimiento de objetivos.

Aplicación en las empresas

El mercado mundial de aplicaciones de e-procurement crecerá desde los 1.800 millones de dólares del año 2000 hasta los 8.000 millones de 2004. Según la estimación de IDC, durante el año 2001 sólo el 38% de las empresas europeas utilizó Internet como canal mediante el cual efectuar sus compras. Un 6% de las empresas adaptó el e-procurement durante 2001, mientras que un importante porcentaje de empresas comenzará a utilizar Internet con este fin durante 2002, como se observa en el gráfico:

Las compras relacionadas con el mantenimiento y las reparaciones constituyen la mayor parte de los bienes y servicios adquiridos online por estas empresas, mientras que sólo una cuarta parte de las empresas europeas ha realizado compras de materias primas.

Igualmente, en los Estados Unidos la mayoría de las compras online se relacionan con material de oficina, informática y mantenimiento, (bienes indirectos) áreas en las que los beneficios que puede aportar la automatización de los procesos de compra son menos palpables. Por el contrario, la aplicación del e-procurement a inventarios o materias primas (bienes directos) es mucho más reducida, lo cual dificulta la viabilidad y rentabilidad de las empresas que proporcionan soluciones de e-procurement.

Respecto a la falta de adopción del e-procurement, las empresas que todavía no realizan sus compras a través de la Red declaran que el principal motivo para ello es no encontrarse todavía ellos o sus proveedores conectados a Internet o preparados para el e-procurement. Otros motivos se refieren a:

Existencia de acuerdos a largo plazo ya establecidos con los proveedores
Resistencia al cambio de prácticas dentro de las organizaciones.
Dificultad de integrar las soluciones de e-procurement dentro de las estrategias de ERP de las empresas.
Ausencia de estándares aceptados por vendedores y compradores.
Falta de conocimiento sobre cuáles son las soluciones que mejor pueden servir a cada empresa.