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EdasFacturas: adiós a las facturas en papel

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Las ventajas de lo digital sobre lo analógico son incuestionables para cualquier amante de la tecnología: ¿por qué dar vueltas a la rueda del dial de la radio, cuando es tan simple localizar una emisora apretando el botón donde ha sido presintonizada? ¿Por qué tardar varios minutos en localizar una canción en una cinta de casete, siendo tan simple hacerlo en un CD o en un reproductor mp3? Los ejemplos que se podrían referir son innumerables.

Por supuesto, la rapidez y simplificación que aportan las nuevas tecnologías se han incorporado a multitud de ámbitos relacionados con la actividad laboral, empezando por la informatización de todos los procesos empresariales. En las últimas décadas, la informática se ha ido adueñando de las actividades de cualquier negocio, arrinconando los modos clásicos de organización del trabajo y dejando obsoletos los procesos laborales tradicionales.

Así pues, toda la oficina está ocupada por el conquistador electrónico… ¿Toda? ¡No! Un pequeño reducto, el departamento de contabilidad, se resiste ahora y siempre al invasor. Las facturas se amontonan en archivadores y cajones, acumulando polvo, exigiendo espacio físico y un esfuerzo ingente para localizar cualquiera de ellas. Pero ha llegado la hora de doblegar este último foco de resistencia a la digitalización.

El refrendo legal

Las bases legales para iniciar el camino de la digitalización de las facturas están puestas desde hace más de año y medio. El Real Decreto 1.496/2003 de 28 de Noviembre establecía que:

  1. \”Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.\”
  2. \”En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.\”

Se asentaban por tanto con esta normativa las bases jurídicas y legales para -literalmente- tirar a la basura las facturas en papel, permitiendo su almacenamiento digital siempre y cuando la Administración pueda tener un acceso completo (entendido como \”aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión\”) a las mismas. Para que no quede duda alguna acerca de la viabilidad de esta opción, el bufete de abogados Ureba, Bauzá & Asociados llega a la conclusión de que \”los empresarios obligados por la legislación mercantil y fiscal a conservar las facturas recibidas o emitidas durante unos determinados plazos, pueden cumplir con dicha obligación mediante la conservación de las mismas exclusivamente en formato digital\”.

Evaluando las ventajas

EdasFacturas es una de las soluciones más fiables, rentables y eficaces para el archivo y gestión digital de facturas, gracias a su potencia, facilidad de uso y precio. Las ventajas que se derivan del uso de esta herramienta pueden resumirse en tres bloques:

  • Ahorro de tiempo: el porcentaje de tiempo que una persona invertiría en la tramitación de diez facturas mediante los canales tradicionales asciende al 38% de una jornada laboral estimada en 7 horas. Utilizando el software de Edas, este lapso desciende al 10% de la jornada. Ello considerando una situación ideal en la que los archivos no se pierden ni traspapelan, lo que agravaría aún más cualquier percance.
  • Ahorro de costes de archivo: a partir de la tabla de tiempos anteriores, se estima en 4 euros el coste empresarial de archivar cada factura de papel, a lo que hay que añadir otros 2,2 euros de costes físicos de archivo por documento, por lo que el total supera los 6 euros por factura, sin incluir los posibles gastos de envió postal cuando el sistema no está informatizado.
  • Ahorro de espacio físico: por último, el almacenamiento físico necesita de un espacio que se paga a precio de alquiler de mercado, a diferencia de la digitalización de documentos, que no precisa más que de espacio en el disco duro del servidor corporativo.

Prestaciones de EdasFacturas

Las principales prestaciones que incluye la aplicación de EdasFacturas pueden resumirse en:

  • La aplicación funciona en una red local con múltiples accesos simultáneos, convenientemente identificado cada usuario y su correspondiente permiso de acceso. Permite guardar tanto las facturas recibidas como las emitidas.
  • Las facturas se archivan mediante escaneo y grabación de algunos de sus datos. Existen solamente cinco campos obligatorios, aunque se ofrece la posibilidad de referenciar todos los posibles datos contenidos en la factura. También se ofrecen campos libres cuyo uso define el usuario. Todos los campos se pueden referenciar, bien en el momento de crear la factura o bien posteriormente.
  • Las facturas pueden asociarse con números de pedido o albaranes para facilitar las búsquedas. También es posible relacionar cada factura con una serie de palabras clave para agilizar su localización. Igualmente, puede adjuntarse cualquier fichero adicional a una factura, como albaranes, pedidos, presupuestos, correos electrónicos, imágenes, listas de precios, justificantes de pago, etc.
  • Con un simple clic, se pueden exportar a Excel resultados de una búsqueda o listados de proveedores y clientes, con el fin de realizar un mailing, por ejemplo. También se pueden exportar los resultados de una búsqueda a HTML para enviarlos por e-mail o a un servidor mediante FTP.
  • La aplicación confecciona a diario y de manera sencilla los Libros Registro de facturas exigidos por la Agencia Tributaria. También se incluye una completa aplicación para la gestión de impuestos (IVA, IGIC, Recargos de Equivalencia, etc.) y búsquedas a partir de éstos.

Una empresa de la categoría de HP ya ha confiando en el software de EdasFacturas para lanzar una solución que permite la digitalización y conservación electrónica de facturas mediante la combinación de esta aplicación con los equipos de impresión de HP. “Nuestra compañía, acorde con los requerimientos de actualización de sistemas y de la gestión en los negocios, ha apostado por la solución de EProm para ofrecer a los nuevos clientes de escáneres y equipos multifunción HP un ahorro efectivo en los costes directos (hasta 6,5 euros por factura), un incremento en la producción con la agilización de la gestión de facturas, así como una mejora en la información disponible gracias a un mejor y más rápido acceso”, asegura Carlos Fontán, Responsable de Impresión Láser Monocromo y Multifunción de HP Iberia.

Así que si ya ha jubilado su reproductor VHS y se ha pasado al DVD, si compra por Internet las entradas del cine para evitar hacer cola en la taquilla, o si enviar una carta por correo postal le parece una actividad propia de sus bisabuelos… ¿por qué sigue guardando sus facturas en papel? Conozca EdasFacturas y deje que su negocio se beneficie de todas las ventajas de la era digital.


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