El business intelligence ahorra dinero y tiempo a las empresas

Con motivo de la presentación de un nuevo producto de Cognos, Baquía.com ha entrevistado en Madrid al vicepresidente de operaciones europeas de la compañía, Ad Voogt, que habla de la situación del business intelligence a nivel mundial.

– ¿Cuál es la misión principal del business intelligence?

– Pues, como su propio nombre indica, hacer negocios inteligentes. Las compañías recogen un montón de datos diariamente, pero esos datos no son lo mismo que información. Nosotros, por ejemplo, ofrecemos soportes que ayudan a empaquetar todos esos datos en un contexto que tenga algún sentido; convierte todos esos datos en verdadera información. Hoy hay una tremenda cantidad de información que nos lleva a la desinformación cuando no está bien organizada.

– ¿Podría poner algunos ejemplos de ventajas prácticas para las empresas: ahorros de dinero, tiempo, etc?

– Las empresas necesitan un conjunto de información para trabajar, tienen que tener un control específico sobre la información y, una vez controlada, pueden trabajar sobre ella. Hay una frase famosa, You got what you measure -Ganas lo que puedes medir-, de modo que si quieres medir debes fijar objetivos, fijar un plan y luego tienes que tener el presupuesto. Después debes calcular cómo lo estás haciendo y si algo no está bien, si es diferente de lo esperado, entonces tienes que redefinir tus objetivos. Hay que ahorrar dinero y tiempo a las empresas.

– ¿Cómo mejora el business intelligence las relaciones con los clientes, proveedores y otros elementos externos a la organización?

– Empresas muy grandes, como BMW o Chrysler, piden que sus proveedores utilicen los mismos sistemas de información que ellos, porque necesitan hablar el mismo idioma y así eliminar los errores y la pérdida de tiempo que supone tener diferentes sistemas de comunicación.

Se crean sistemas para los suministros a tiempo real de todo lo que son artículos de producción, no necesitan un gran almacén porque ellos tienen los componentes justos que necesitan para crear sus bienes.

En cuanto a los clientes de, por ejemplo, BMW, a través de Internet pueden observar en qué momento del proceso está su coche a través de un número de serie, eliminando empleados que tengan que atender el teléfono.

Otro ejemplo son algunas compañías de móviles, como O2, que ofrecen este tipo de información vía Internet a sus clientes para que consulten de manera detallada sus facturas pendientes.

– ¿Cuál es la mejor manera de hacer un uso productivo de la información?

– Es necesario que esa información esté disponible a tiempo, justo en el momento en que se necesite y, además, que sea suficiente, es decir, ni demasiada ni escasa. Además tiene que ser una información muy visual, colorista y que lleve de la información general a una más en profundidad sobre los aspectos que a cada uno le interesen. Un información de arriba hacia abajo.

– ¿Los programas de business intelligence son fáciles de usar? ¿Y baratos, pensando especialmente en las pymes?

– Los programas de Cognos sí son fáciles de utilizar y en general el resto también, pero siempre hay excepciones, ya que no todos se ofrecen a través de browser webs, algo que tanto jóvenes como mayores ya saben utilizar. Son fáciles de mantener, de usar y además no necesitan instalación, es decir, se pueden utilizar desde cualquier sitio, no sólo en el ordenador de tu casa, también desde un aeropuerto o también desde tu propia PDA.

Es una solución que pueden utilizar tanto grandes como pequeñas empresas. En Escandinavia, las gasolineras que poseen tiendas donde venden de todo, como es el caso de Shell, se utiliza business intelligence para saber los productos que mejor se venden. Son comercios con cuatro o cinco empleados que ni siquiera tienen PC, pero que gracias a esto obtienen una ventaja inmediata.

– Ponga algunos ejemplos del mundo real de aplicación de business intelligence.

– Las empresas financieras utilizan BI para el control de riesgos de divisas. Todo esto se analiza a través de un software. Los bancos con muchas sucursal -sobre todo a nivel internacional-, con sedes en muchos países, deben controlar los préstamos, porque si tú vas a cuatro bancos diferentes y ellos no saben que en otra filial ya te han concedido el préstamo, conseguirás mucho dinero que después no podrás ser capaz de pagar. Esto es algo que ha ocurrido tanto con empresas como con personas. Necesitan medir la información para conocer el riesgo.

Además, el BI también se usa en la logística de ejércitos de países como Inglaterra, EEUU, Dinamarca o Alemania. Así controlan en las misiones de paz el envío de personal especializado, la planificación del material y los efectivos o los lugares a los que se van a destinar éstos. Podemos decir que el BI se aplica en todos los campos.

– ¿Cómo ve el futuro del business intelligence?

– Muy saludable. Podemos hablar de dos campos: por un lado el propio BI, lo que venimos hablando; y por otro lado el campo del reportering, de acuerdo con las nuevas normas internacionales de contabilidad. Tras la quiebra de algunas grandes compañías importantes se han hecho modificaciones en las normas, que obligan a los accionistas a tener informes a tiempo real de la situación de sus empresas para dar una rápida información sobre movimientos no previstos.

Si en 48 horas deben hacer un informe al público para decir qué está mal, cómo se han dado cuenta y, además, informar sobre qué acciones van a llevar a cabo para solucionarlo, es necesario conocer en cualquier parte del mundo cómo está la empresa. Por eso el mercado del BI está creciendo entre un 10 y un 15% de media anual.

– ¿Qué soluciones aporta Cognos a los usuarios?

– El BI, que incluye el reportering, los cuadros de mando, cuadros de mando integrales, soluciones OLAP y un sistema de alertas sobre cualquier cambio en la situación de la compañía. No se busca el fallo o la información, eso nos llega estemos donde estemos, vía correo electrónico, mensajes o alertas.

Otro pilar es la planificación empresarial para seguir el rendimiento de la compañía. Es necesario crear un plan, y ahí el BI nos ayuda a saber cómo evoluciona el negocio. La precisión es otro pilar importante; tenemos tres elementos: lo planificado, lo que tengo y lo que quiero conseguir. La planificación es qué tengo que hacer para obtener lo que quiero. Y por último la consolidación, que consiste en agrupar el conjunto de datos obtenidos.

– ¿Qué piensa acerca de la manera en la que las empresas europeas, y españolas concretamente, gestionan el uso de la información?

– Es muy diferente entre los pioneros y los que se han ido incorporando más tarde al campo del BI. Los primeros fueron los países escandinavos, Inglaterra y Benelux, después Alemania y Francia y, por último, todos los países mediterráneos, incluida España. El desarrollo del BI en estos países que lo abrazaron tan pronto va muy por delante de los últimos incorporados a esta tecnología. Sin embargo, en materia de planificación, España fue una de las naciones pioneras.

– El business intelligence tradicionalmente ha sido usado por analistas o empleados muy especializados. ¿Cómo se puede extender su utilización entre capas más amplias de trabajadores?

– Desde siempre, el BI era usado por muy pocos analistas en compañías muy grandes. Pero la base del trabajo de Cognos, por ejemplo, es distribuir toda tipo de información para todo tipo de empleados. Cualquier trabajador que maneja un presupuesto necesita conocer si su departamento lo está haciendo bien o mal dentro del engranaje general de la compañía.

Pero, hablando de seguridad, no todos los empleados pueden acceder a determinados informes muy específicos. La filosofía de negocio es que si sólo cuatro personas esperan mejorar la compañía, mejorar sus resultados, es muy difícil para esos cuatro influir en el resto de la nómina.

Es más fácil que todas las personas dentro de la organización conozcan con precisión cuál es el cometido de cada una y que en su cuadro de mandos vean cómo contribuyen a lograr los objetivos. No se puede dejar la información en una capa superficial. Las compañías clásicas tenían una estructura muy piramidal, donde la información se quedaba en las capas altas y no penetraba en la base. Por el contrario, hoy encontramos estructuras totalmente invertidas, donde la información llega a todos los empleados para que se sientan partícipes del proyecto.

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