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Emplaza, el tejido neuronal de la empresa

Una persona acude a su oficina. Conecta el ordenador y, de inmediato, aparece en la pantalla el portal corporativo de su compañía. Pero no se trata del nodo accesible a cualquier internauta, sino una web interna, exclusiva para los trabajadores. En él se integran aplicaciones de software, servicios y herramientas de Internet para que la plantilla se comunique entre sí. Las intranets exclusivas de cada departamento también quedarán aglutinadas en el portal.

En la zona más visible del nodo, el trabajador encontrará las noticias generadas por su propia empresa (nombramientos, reuniones, junta de accionistas). A éstas se añade la información que ha seleccionado en función de sus gustos personales y la oferta disponible por la empresa (deportes, música, ajedrez y un largo etcétera). Además, la persona en cuestión tiene una cantidad de dinero en valores bursátiles. Lógicamente, quiere recibir información en tiempo real de los vaivenes de sus títulos en los parqués internacionales. No hay problema. La intranet corporativa le permitirá conocer cada uno de los movimientos.

El trabajador tendrá al día siguiente una jornada muy atareada. Según una orden transmitida por correo interno, deberá viajar a Londres para solventar ciertos temas concernientes a su departamento. Una vez enterado, lo comenta en el foro que tiene abierto con sus compañeros para que sepan que mañana no pasará por la oficina. Más tarde, pincha en el canal viajes para comprar su billete de avión. Directamente le aparecerán las ofertas a las que tiene acceso (variará en función de su categoría profesional) y alojamientos en los podrá pernoctar. Es un empleado de categoría media – superior; por eso, sus hoteles son de cuatro o cinco estrellas. Esta operación la podrá realizar directamente, sin ningún tipo de intermediario. Se trata, en definitiva, de optimizar el tiempo.

Autogestión

También ese día (el mundo está plagado de casualidades) recibe su nómina y se percata de que no le han ingresado esas horas extras que trabajó hace dos semanas. En vez de levantarse, cruzar el pasillo y esperar a que el responsable del departamento le preste la atención requerida, realiza la reclamación desde su mesa de trabajo. Entre otras cosas, porque tiene acceso a su información personal (familiares dependientes, información del IRPF, estado civil…). De igual forma, podrá consultar sus datos económicos, como último recibo de nómina, pagas extraordinarias, incidencias, datos bancarios y de los beneficiarios, etcétera.

Últimamente Carlos (pongámosle nombre ya a nuestro protagonista), se ha percatado de que anda un poco flojo en inglés y que, además, necesita de forma inmediata un curso sobre otro idioma, en este caso el XML. En la página de la empresa encontrará los cursos que proporciona su empresa, así como los procesos de selección, catálogo de formación y la inscripción para apuntarse a las clases en los que esté interesado. Si se realiza los trámites y se arrepiente a las pocas horas, tendrá tiempo de cancelar la solicitud. Sólo tendrá darle al botón correspondiente.

Carlos ya está en la mesa, ha conectado el ordenador y reflexiona sobre unas posibles vacaciones. El agotamiento le puede. Por eso, antes de hacer todos los trámites necesarios para arreglar su viaje de trabajo, consulta los días libres que dispone. Pincha en la sección de información personal. Solicita una semana y comprueba que, a lo largo del año, ha faltado al trabajo durante 12 días. Casi de inmediato, recibe la respuesta desde las altas esferas: su petición ha sido aprobada.

Cuando vuelva de la tierra del Príncipe Carlos ya se ocupará de adquirir los billetes de avión y la reserva de la casa rural que espera encontrar por el norte. Pero no hay que olvidar que el trabajo es lo primero. Por eso comprueba que la herramienta de gestión de gastos funciona de forma correcta, lo que le permitirá moverse con tranquilidad por la ciudad británica. Sabe que cuando llegue de nuevo a Madrid introducirá todos los gastos y que será enviados directamente al responsable del departamento de administración para su aprobación. Gracias a un sistema que cuenta con un módulo de integración con proveedores de medios de pago electrónico, podrá visualizar en pantalla el extracto de los gastos pagados con la tarjeta Visa y saber a qué compra corresponden.

La plaza del empleado

Todo este proceso no es más que lo que se ha dado en conocer como business to employee, o B2E. Se trata, en resumidas cuentas, de implicar al trabajador en los procesos de la empresa. De esta forma, ambos jugadores (empresa/trabajador) salen ganando en la misma partida. Porque también se reducen procesos y costes administrativos, se ofrecen mejores herramientas de comunicación y colaboración entre los empleados y, así, se incrementa la productividad.

Pero, para que toda estas premisas se cumplan a rajatabla se requiere del software que lo haga posible. A esta labor se dedica Emplaza (derivado de las palabras \”plaza del empleado\”), la nueva iniciativa que acaban de lanzar el portal español Terra y la compañía de software de recursos humanos Meta4. El proyecto nació tras la joint venture firmada el pasado mes de septiembre. Ambas firmas han puesto encima de la mesa su conocimiento y entre 15 y 20 millones de euros para que el proyecto comience a andar. En la presentación de la iniciativa, la CEO de Emplaza, Marie-Claire Pfeifer, declinó aventurar cifras de facturación, y no descartó que, en pocos meses, se firmen acuerdos de colaboración con otras empresas

La alianza con otras firmas es imprescindible a la hora de afianzar un negocio de estas características. Porque en el momento de adquirir los billetes de avión, los empleados que empleen el software de Emplaza lo harán a través de la agencia viajes online Rumbo.com. Acuerdos similares se han alcanzado con Extensity, proveedor de aplicaciones para informes sobre viajes y gastos; Open Market, empresa que gestiona contenidos online; o Doctus Network, especializada en formación.

La rentabilidad de este software varía en función del número de trabajadores que emplee la empresa. Marie-Claire Pfeifer estima que 1.500 trabajadores es una cifra suficiente como para que la cantidad desembolsada sea amortizable en menos de un año ya que, por término medio, los procesos se pueden llegar a reducir más de un 60%.

En la actualidad, Emplaza cuenta con 22 empleados, aunque prevé concluir 2001 con 36 personas en plantilla. Todos ellos con la misma función: que la gente trabaje un poco más feliz y los directivos se integren con los de abajo… ahorrando costes. Y todos contentos.


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