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eSourcing: más allá de la subasta electrónica

Voy a explicaros un caso reciente, absolutamente real, en el que me permitiréis que omita los nombres de las empresas implicadas. Una gran empresa que opera en un sector regulado, decide realizar un outsourcing de sus sistemas de información. La empresa compradora, tras preparar un detallado pliego de condiciones y especificaciones (ya sabéis, 200 páginas de jerga técnica), realizó una subasta inversa, contando con la ayuda de consultores de una conocida plataforma de eSourcing, propiedad a su vez de una gran empresa española. A la subasta se invitó a participar sólo a compañías de primer orden, y la competencia desencadenada por la subasta hizo que el ahorro generado fuera considerable, resultando adjudicataria una de las cinco mayores compañías tecnológicas mundiales.

Teniendo en cuenta que sólo conozco la versión de la parte compradora y no queriendo emitir juicios imprudentes, me limito a narrar lo sucedido tras la subasta: el servicio prestado no correspondió a las expectativas del cliente ni, según él, a los estándares técnicos acordados. Tras múltiples quejas, el cliente aplicó las penalizaciones contractualmente previstas y, al no solucionarse las deficiencias, rescindió el contrato. A fecha de hoy, los abogados de ambas partes siguen negociando, pero lo más probable es que asunto termine en los tribunales.

La explicación de lo sucedido es simple: la empresa compradora, probablemente mal asesorada, acertó en el cómo (el desarrollo de la subasta), pero falló en el qué (el servicio a subastar). Factores tales como la especificabilidad, competencia entre proveedores, volumen adecuado o claridad en las reglas de la subasta son factores necesarios, pero no suficientes cuando el bien a subastar no es el adecuado.

La limitada aplicación de la subasta queda demostrada en la encuesta patrocinada desde la Asociación Española de Responsables de Compras y Aprovisionamiento, AERCE (puede solicitarse en Future purchasing): sólo el 15% de los 406 directores de compra entrevistados en nuestro país creen que la subasta electrónica podría ser aplicación en un porcentaje superior al 10% de sus compras.

Por contra, casi todas las plataformas y empresas que se dedican al eSourcing están absolutamente volcadas sobre la subasta inversa. Una causa posible de este gap es el propio modelo de negocio de la mayoría de dichas plataformas, basado en las comisiones y el success fee. Pero la realidad es que una correcta plataforma de eSourcing (o negociación electrónica) debe ir más allá.

Nuestro empeño es precisamente demostrar que el eSourcing ofrece sustanciales ventajas en casi todas las negociaciones, siempre que se elija de forma correcta la herramienta de negociación. La experiencia nos demuestra que el factor clave es la alineación de la estrategia de la compra con la herramienta de negociación electrónica. Nuestra metodología se basa en considerar la posición del producto o servicio a adquirir bajo tres enfoques, representados mediante tres matrices gráficas de 2×2:

  1. Matriz Importancia económica / Complejidad del suministro (Matriz de Kraljic).
  2. Matriz Especificabilidad / Competencia entre Proveedores.
  3. Matriz Coste de Cambio de Proveedor / Duración del Acuerdo.

Importancia económica / Complejidad del suministro

Constituyen el primer par de criterios a considerar a la hora de decidirnos por una de las herramientas de negociación electrónica. Kraljic ya los estudió como base de las 4 estrategias posibles de compras: de productos estratégicos, apalancados, rutinarios y cuellos de botella.

La subasta sólo está indicada en productos altamente apalancados, es decir, aquellos cuyo importe es elevado y el riesgo mínimo o pequeño. En casi todos los demás casos, serán mucho más adecuadas las solicitudes de presupuesto (RFQ), de propuestas (RFP) o, en el caso de productos rutinarios, las negociaciones MRO. La herramienta de uso más frecuente en el día a día de un departamento de compras es la RFQ.

Especificabilidad / Competencia entre Proveedores

Erróneamente, muchas consultoras de eSourcing creen que es el único criterio a considerar a la hora de decidir si se lanza una subasta. Como vimos en el ejemplo inicial, unas excelentes especificaciones no excluyen los conflictos que pueden surgir si el producto/servicio a contratar no es adecuado.

La celebración de una subasta inversa requiere unas especificaciones claras y concisas y un alto grado de competencia entre proveedores. Nuevamente, si no se cumplen estas condiciones, es mejor decantarse por la negociación más natural, como la RFQ.

Coste de Cambio de Proveedor / Duración del Acuerdo

Este es el tercer criterio a la hora de elegir un mecanismo de negociación electrónica. Parece obvio decir que a mayor coste de cambio de proveedor o duración del acuerdo, mayor es el riesgo asociado a la negociación. Por tanto, sin ser tan taxativo como en los dos criterios anteriores, podría quedar desaconsejada la subasta en aquellos casos en que la duración y/o el coste de cambio de proveedor sean elevados.

A la luz de lo anterior, podemos ver claramente porqué el caso del comienzo de este artículo fue un fracaso: cumplía con los criterios de especificabilidad/competencia, pero no con los de Importancia / Complejidad ni Coste de Cambio/Duración. En definitiva, se incurrió en un riesgo excesivo, donde el ahorro obtenido no podría en ningún caso compensar posibles perjuicios ocasionados en la prestación del servicio.

Conclusión

Muchas de las más conocidas plataformas de negociación electrónica están volcadas exclusivamente sobre la subasta. Lamentablemente, esta situación ha originado que, para muchos directores de compras, negociación electrónica sea igual a subasta inversa, cuando en absoluto es así. Un incorrecto conocimiento de lo que es y de lo que permite el eSourcing, unido a la aplicación inadecuada de las subastas ha generado experiencias insatisfactorias como la descrita al comienzo del artículo y ha creado una generalizada “mala prensa” del eSourcing.

Indudablemente, la subasta inversa es idónea para la obtención de ahorros, pero se han de vigilar cuidadosamente las condiciones en que es de aplicación, teniendo siempre claro que el eSourcing incluye otras herramientas de negociación (RFQ, RFP) que aportan indudables ventajas y son apropiadas para la mayoría de las negociaciones.


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