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La facturación telemática, penúltimo asalto al papel

El año 2001 se cerró en el ámbito de la fiscalidad comunitaria con la aprobación de una importante Directiva, si bien su ámbito no es el Derecho tributario material. Desde la irrupción de las nuevas tecnologías en los distintos entornos económico-profesionales, se ha venido reclamando la posibilidad de que una factura emitida de forma telemática tenga plena validez fiscal. De poco sirve un entorno altamente tecnológico sin papel, en el que al fin del camino es necesario imprimir y mandar por correo ordinario la factura a efectos de poder garantizar los derechos de deducibilidad en ella incorporados.

Cierto es que la VIª Directiva IVA (PDF) y la normativa española de transposición ya contemplaban la posibilidad de sistemas de facturación telemática, pero estos se basaban en sistemas de EDI, lo que reducía las posibilidades de acceder a este mecanismo de facturación, pues sus costes de implantación la limitaban a las grandes corporaciones. Por otra parte, el sistema EDI es cerrado y sólo puede utilizarse entre miembros del mismo.

Con la nueva Directiva (Directiva 2001//CE del Consejo por la que se modifica la directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el IVA), la posibilidad de facturación telemática deviene al fin realidad, a costes bajos, y por ello accesible a todas las sociedades, incluidas Pymes y profesionales, y mediante el empleo de sistemas abiertos.

La Directiva aprobada trata de conjugar las necesidades de los operadores económicos antes mencionados con la protección de las posibilidades de control de las administraciones tributarias. Así, aborda cuatro bloques con el fin de establecer criterios comunes en materia de:

    • Menciones obligatorias de las facturas
    • Facturación electrónica
    • Conservación de facturas (preservando las normas sobre protección de datos de carácter personal)
    • Subcontratación de servicios de facturación

Menciones obligatorias de las facturas

Las menciones que se indican tienen el carácter de máximo, por lo que los Estados miembros no pueden establecer otras adicionales, pero si eliminar alguna de ellas.

  • La fecha de expedición
  • Un número de serie, pudiendo existir distintas series
  • El NIF a efectos del IVA, del proveedor del bien o servicio y el del cliente
  • El nombre y la dirección completa del sujeto pasivo y de su cliente
  • La cantidad y la naturaleza de los bienes suministrados o el alcance y la naturaleza de los servicios prestados
  • La fecha en la que se ha efectuado la entrega de bienes o la prestación de servicios o en la que se ha abonado el pago anticipado, si es distinta de la de expedición de la factura
  • La base imponible para cada tipo, el precio unitario sin IVA, así como cualquier descuento, rebaja o devolución que no esté incluido en el precio unitario
  • El tipo impositivo aplicado
  • El importe del IVA, salvo que sea de aplicación un régimen especial que permita facturar IVA incluido
  • En caso de exención o inversión del sujeto pasivo, mención de tal circunstancia y en su caso referencia a la norma de aplicación

No obstante, se autoriza a que los Estados miembros no exijan todas las menciones indicadas en determinados casos, tales como cuando el importe de la factura sea pequeño o cuando las prácticas comerciales o administrativas de la actividad de que se trate, o bien las condiciones técnicas de expedición de dichas facturas, dificulten el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones previstas. En estos casos el contenido mínimo imprescindible será:

  • La fecha de expedición
  • La identidad del sujeto pasivo
  • La identificación de los bienes entregados o los servicios prestados
  • El IVA o los datos que permitan calcularlo

La Directiva contempla asimismo requisitos adicionales o diferenciados para determinadas operaciones, tales como:

  • Entrega intracomunitaria de un medio de transporte nuevo
  • Aplicación del régimen especial de bienes usados o de objetos de arte y antigüedad
  • Operaciones con sujetos pasivos no establecidos

La Directiva impide, no obstante, que los Estados miembros exijan que las facturas estén firmadas.

Facturación electrónica

Ésta es sin duda la piedra angular de la reforma. La Directiva admite plenos efectos fiscales a las facturas expedidas en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. A estos efectos aclara además que la firma electrónica avanzada, de acuerdo con la definición de la Directiva sobre la misma (art.2), cumple ambos requisitos de autenticidad e integridad.

El coste de una factura en papel es de 1,40 euros, frente a los 0,48 de la electrónica

No obstante, la Directiva, admite validez fiscal a las facturas telemáticas emitidas mediante otros mecanismos capaces de garantizar este doble requisito, entre otros, por ejemplo, el sistema EDI a cuyas facturas transmitidas la legislación en vigor dotaba ya de plena validez.

El sistema de facturación electrónica se aplicará sin que los Estados miembros puedan establecer requisitos adicionales. Únicamente en caso de que el sistema de facturación electrónica se implante antes del 31 de diciembre de 2005 el sujeto pasivo deberá notificarlo con carácter previo.

El sistema de facturación electrónica admite además que ciertos datos comunes a todas las facturas expedidas hacia un mismo destinatario se incluyan una única vez, siempre que aquellas que los omitan puedan acceder a esa información (bastará pues indicar el NIF omitiendo el resto de datos identificativos, si ‘pinchando’ el campo del NIF se obtiene la información completa).

Conservación

La facturación electrónica no es sólo importante desde la perspectiva de su emisión, también lo es desde el de su conservación. Almacenar en formato digital permite reducir los costes de forma muy significativa. La Directiva es bastante flexible en este aspecto y permite que el sujeto pasivo o aquel en quien lo subcontrate conserve las facturas en cualquier lugar, siempre que la información pueda ponerse a disposición de la Inspección sin demora. De todos modos, autoriza a los Estados miembros a obligar a comunicar el lugar de almacenamiento.

Como resulta lógico, la Directiva obliga a garantizar durante el plazo de conservación (plazo que fija libremente cada Estado miembro) la integridad de todas las menciones obligatorias de las facturas, su legibilidad en el momento de la posterior comprobación administrativa y los datos que garanticen la autenticidad e integridad de la factura.

Subcontratación de servicios de facturación

La Directiva trata de ponerse al día en materia de nuevos modelos de gestión empresarial, y se rinde a la evidencia de que en muchas ocasiones los servicios de facturación no los ejecuta directamente el sujeto pasivo que presta el servicio o entrega el bien, si no que puede que, en su nombre y por su cuenta, un tercero emita el documento. Al autorizar el outsourcing de facturación, la Directiva permite a los Estados miembros establecer requisitos adicionales a los previstos en los casos en que dicho outsourcing lo ejecute un tercero establecido en un país con el que la UE no haya cerrado un acuerdo de asistencia mutua equivalente al de la Directiva 76/308/CEE.

Otras de las modalidades de facturación telemática ya existentes en la realidad (basados en sistemas pro-forma) se autoriza expresamente por la Directiva. El sistema consiste en que el cliente emite la factura (en formato electrónico) de su proveedor, y con la aceptación (también electrónica) por parte del proveedor se consolida la factura. Estos sistemas permiten una agilización en el sistema de visados internos en el cliente y acelera los plazos de cobro para los proveedores.

Transposición de la Directiva: Los Estados miembros están obligados a adoptar las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas necesarias de modo que el contenido de la Directiva sea realidad a partir del 1 de enero de 2004.

En definitiva, en el ámbito Comunitario se ha fijado ya el marco que va a permitir a las empresas europeas facturar de forma telemática, lo que redundará en un importante ahorro de costes (la Comisión estima que el coste de una factura en formato papel es de 1,40 euros, frente a los 0,48 de la electrónica), y ello sin incluir los gastos de conservación que son aún más relevantes.

El sistema diseñado es además flexible y abierto en un doble sentido, el de su propio funcionamiento, lo que beneficia a todas las empresas, PYMES incluidas, y en el sentido de su capacidad de adaptación al futuro.


Joan Hortalà i Vallvé. Fiscalidad del e-business de Landwell – PricewaterhouseCoopers


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