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La falta de regulación sobre el correo electrónico puede acarrear graves consecuencias

Un estudio independiente encargado por VERITAS Software, proveedor de software de almacenamiento, ha revelado que la falta de una puesta en marcha de políticas y directrices en cuanto al uso del correo electrónico está dejando a los negocios expuestos a conflictos legales con los empleados, suministradores y clientes.

Aunque el 65 por ciento de los directores de TI encuestados afirma tener establecida una política relativa al correo electrónico en orden, el informe revela que estas políticas a menudo no son más que acuerdos verbales y las infraestructuras básicas requeridas para garantizar el mantenimiento firme de las grabaciones y almacenamiento de los correos electrónicos están rara vez en orden.

En las empresas donde estas políticas han sido establecidas, el uso actual del correo electrónico excede al autorizado en todos los casos. Por ejemplo, el correo electrónico es empleado para los acuerdos contractuales con suministradores (un 40 por ciento actualmente lo utiliza, pero un 33 es el porcentaje que está autorizado para utilizarlo con este propósito), acuerdos contractuales con clientes (42 por ciento frente a un 36 por ciento), temas relacionados con el departamento de Recursos Humanos, incluyendo contratos (26 por ciento frente a un 20 por ciento) y llamadas de atención a los empleados (18 por ciento frente a un 13 por ciento).

Mientras el 92 por ciento de las compañías entrevistadas afirma que dispone de la capacidad para recuperar los correos electrónicos, el estudio indica que sólo un 18 por ciento puede recuperar los correos de más de un año de antigüedad. El 30 por ciento sólo es capaz de recuperar los correos electrónicos de hasta un mes de antigüedad, y un asombroso 11 por ciento puede sólo recuperar los correos electrónicos de la semana anterior.

"Aparte de las implicaciones legales del uso del correo electrónico para las comunicaciones vinculantes de carácter contractual, las empresas deberían dictaminar la importancia que supone el garantizar que estos correos electrónicos se mantienen en un fichero durante un periodo de tiempo razonable", afirma Lindsey Armstrong, vicepresidente senior de la región EMEA de VERITAS Software. "Nadie se desharía de los papeles de trabajo que contengan una naturaleza contractual después de un mes y sin embargo es exactamente lo que las empresas de EEUU y de la región EMEA, donde el correo electrónico es motivo de preocupación, están haciendo. No disponiendo de los procedimientos y sistemas adecuados y en orden, se están exponiendo innecesariamente a las disputas potenciales con empleados, suministradores y clientes".

A pesar de la implementación de políticas y directrices relativas al correo electrónico en muchas empresas, dos tercios de los directores de TI responsables de esta área se encuentra dudoso o no cree que los correos electrónicos puedan ser empleados como evidencia legal. Y un 46 por ciento de ellos afirma que les resultaría difícil encontrar un correo electrónico determinado en el sistema si ello fuera necesario.

"Las empresas deben reconocer la importancia que supone el garantizar que los registros estén guardados para todas las comunicaciones vinculantes de carácter contractual. El correo electrónico no es diferente de otros tipos de comunicaciones a este respecto", afirma Matthew Harris, socio del departamento de Resolución de Problemas de la firma de abogacía Norton Rose. "Recientemente, hemos observado un significativo aumento del número de problemas causados porque los correos electrónicos ofrecen una evidencia vital y decisiva en la determinación del resultado del caso".

El estudio de VERITAS también ha revelado la existencia de un importante grado de confusión en lo que se refiere a la regulación del correo electrónico por parte del gobierno. Un número determinado de gobernantes de la región EMEA y EEUU han reconocido la importancia crítica del correo electrónico y han introducido una legislación que gestione su uso, incluyendo la regulación sobre el tiempo en que los mensajes y archivos adjuntos deberían permanecer almacenados. Sin embargo, los directores de TI no tienen claras estas reglas. Un 51 por ciento cree que el gobierno no estipula ningún período de tiempo para almacenar los correos electrónicos, y un 34 por ciento está dudoso al respecto. A pesar de ello, un 44 por ciento no comprendía la pregunta.

"Para que estas políticas funcionen deben estar reforzadas", comenta Armstrong. "El correo electrónico se ha convertido rápidamente en el formato preferido para las comunicaciones de negocio críticas pero las empresas deben reconocer el impacto que esto ha causado en sus procedimientos y sistemas existentes. Sin una implementación y ejecución efectivas de las políticas de correo electrónico y sin procedimientos de archivo y backup fiables y efectivos, las empresas continuarán arriesgando su integración legal".

Detalles del estudio:

El estudio ha sido llevado a cabo por Dynamic Markets por encargo de VERITAS Software. Los encuestados fueron desde medianas a grandes empresas con más de 500 empleados en plantilla. La muestra de mercado ha cubierto 850 directores de TI con la responsabilidad del entorno del correo electrónico de back-office. El estudio se ha llevado a cabo en los siguientes países; EEUU (100), Francia (100), Alemania (100), Benelux (50), España (50), Suecia (50), Suiza (50), África del Sur (50), Austria (50), Polonia (50), Mediano Oriente (50), e Italia (50).

VERITAS Software

VERITAS Software Corporation (Nasdaq:VRTS) es el proveedor líder de software de gestión de almacenamiento para protección de datos, recuperación ante desastres, virtualización del almacenamiento, SAN (Storage Area Network) y disponibilidad de las aplicaciones. Más del 86% de las empresas del Fortune 500 confían en las soluciones de VERITAS Software para interoperar a través de diversas aplicaciones, servidores, hardware y dispositivos de almacenamiento. Con 5.700 empleados repartidos en 36 países y con unos ingresos de 1,5 billones de dólares en el año 2001, VERITAS Software se ha posicionado entre las 10 compañías de software más importantes del mundo. La sede mundial de la compañía se encuentra en 350 Ellis Street, Mountain View, CA 94043. Telf: (650) 527-8000; Fax. (650) 527-8050; e-mail:mailto:[email protected] sede de la compañía en España se encuentra en Paseo de la Castellana, 35, 28046 Madrid. Tlf: 91 700 55 80; Fax 91 700 55 85. Para más información, visite www.veritas.com/es

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