La Intranet SaaS, herramienta de productividad en tiempos de crisis

¿Quién no sabe lo que es una Intranet? Seguramente hacemos esta pregunta a nuestro alrededor y todos nos mirarán con media sonrisa, como sorprendidos por la pregunta: “Pero hombre, todo el mundo lo sabe…”

Hoy en día todo el mundo ‘sabe’ lo que es una Intranet . Conceptualmente sabemos que es ese sitio al que se accede con un navegador, en el que tenemos información del día a día de nuestro trabajo en la empresa, donde podemos acceder a recursos y documentación, podemos ver comunicados, podemos solicitar cosas, pedir vacaciones, crear notas de gastos y, en algunos casos, hasta acceder al conocimiento generado por los propios empleados en la organización.

Pero creo que pocos son capaces de dar la definición real: La Intranet no es más que un canal de comunicación accesible via web, como lo es Internet, con la particularidad de que se genera en un entorno propio, es decir, que sólo tiene acceso mi organización. Puedo dar acceso a ese entorno a otras personas, pero ese acceso lo calificamos como Extranet.

Lo que quiero decir con esto es que las organizaciones deberían tratar la Intranet no como una aplicación que te montan y listo, sino como un canal de comunicación web con todas las posibilidades que ello nos ofrece para establecer una relación empleado-organización. Y aquí es cuando vemos una de los usos más importantes de este canal: el Portal del empleado, ese entorno que nos va a permitir llegar a comunicarnos con los empleados, aunque sean muchos, aunque trabajen a 10.000 kms unos de otros. Esa es la potencia de este canal.

¿Para qué quiero una Intranet en mi empresa?

Tenemos que definir qué necesitan mis empleados para estar informados de lo que ocurre en la empresa, los productos que vende, los logros de sus compañeros; en fin, conseguir que estén orgullosos de la empresa en la que trabajan, ser más productivos y estar motivados, valores que, en estos tiempos que corren, con el incremento de competitividad requerido por el mercado, cobran mucha más importancia.

Pero dada la interactividad que podemos conseguir, la organización puede capturar lo que piensan los empleados, sus sugerencias, sus quejas, su talento aplicado a la actividad de la organización, y utilizar todo ello para mejorar y ayudar a otros compañeros a ser más eficientes, porque cuando se me ocurre una idea genial que permite hacer el mismo trabajo en la tercera parte de tiempo, hay que compartirla.

Y sí, a través de la Intranet tenemos recursos de comunicación para conseguir esto, aunque como siempre, todo parte de la filosofía empresarial, ya que la Intranet solo es un medio de comunicación de ida y vuelta.

Con lo que me encuentro todos los días es con que muchas organizaciones no ven el valor de tener siquiera una Intranet, con frases como “Sólo somos cien personas, no necesitamos una Intranet” ó “Para mantener la Intranet actualizada necesitamos muchos recursos internos. No se justifica el coste para el valor que nos da”.

Si lo analizan despacio podrán ver que los costes ocultos que se eliminan con la automatización de procesos y la mejora de la eficiencia producida por el establecimiento de un canal de comunicación con mis empleados es enorme, y que bien diseñada, casi puede funcionar de manera automantenida en un concepto Web 2.0 por los propios usuarios. Está claro que tendremos que dedicar recursos para crear y mantener comunicados, políticas, plantillas, atender solicitudes, etc., pero se hará de una manera descentralizada para que cada persona haga lo que tenga que hacer. La Intranet solo facilitará el proceso y el entorno.

¿Cómo ponemos en marcha una Intranet en nuestra organización?

La clave es seleccionar las mejores tecnologías para poder evolucionar al ritmo que necesita mi organización. Pero las Tecnologías de la Información evolucionan tan rápido que a veces nos adelantan en el proceso de implantación de nuestras soluciones. Cuántas veces hemos visto proyectos que duran más de un año, y cuando se ponen en marcha ya hay una nueva versión de software más evolucionada, o aparece un nuevo concepto. En menos de 10 años hemos visto como hemos pasado del chat al foro, del foro al blog y a las redes sociales. A veces da vértigo tanta velocidad…

Pero también en estos años ha habido una evolución en la manera de ofrecer el software, cada vez más adaptado a la velocidad del mercado, desde los grandes despliegues de sistemas y software que requieren infraestructuras millonarias y meses (si no años) para funcionar, hasta que las soluciones OnDemand o SaaS (Software as a Service) y PaaS (Platform as a Service), que nos permiten dedicarnos a nuestro negocio, porque de la tecnología ya se ocupan otros, yo sólo pago por un servicio.

Ese es el futuro: contratar servicios con una duración determinada que me garanticen rápidos retornos y aseguramientos de las inversiones, y nos den la flexibilidad necesaria para evolucionar a la velocidad que necesitamos.

Así, creo que estamos entrando en una nueva era tecnológica en la que la tecnología es lo de menos. Lo que más vale en este nuevo entorno es la experiencia, el conocimiento, la inteligencia para montar lo que realmente necesita nuestra organización para ser más eficiente y competitiva.

Bienvenidos a la nueva era. Yo, desde luego, estoy disfrutando con las posibilidades que nos ofrece este nuevo escenario, e impaciente por ver cómo evoluciona los próximos años.

Nos vemos en el camino.

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