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Optimizar el rendimiento de una Intranet

Las intranets se han vuelto en el nuevo marco empresarial herramientas que ayudan a mejorar la productividad basándose en el incremento de los conocimientos compartidos. Las principales instituciones y empresas de Estados Unidos se han percatado de sus beneficios pero también de las barreras que surgen para su implementación.

Las pymes, las ONGs y las instituciones públicas de Estados Unidos han comprendido los beneficios de esta red interna de intercambios. Un 70% de estas empresas e instituciones cree que construir una Intranet es importante. Un 73% cree que mejorará la eficiencia en el trabajo de diferentes formas.

Por otro lado, las grandes empresas norteamericanas que están construyendo o tienen en marcha sus propias intranets llegan al 96% en 2001. De estas empresas, un 65% la tendrá acabada a finales de este año.

Sin embargo, estos actores perciben diferentes barreras para el establecimiento de una intranet dentro de sus organizaciones: el coste de desarrollo o gestión (el principal obstáculo para el 58%), la necesidad de dedicar recursos humanos a esta tarea (51%), la falta de recursos internos adecuados (48%), la carencia de conocimientos para la gestión de la intranet (48%) o de formación técnica (47%).

Estos datos siguen mostrando que, para las empresas, la construcción de la intranet sigue siendo un cometido menor al que no quieren dedicar recursos humanos de nueva contratación en exclusiva, que aporten el conocimiento que no existe dentro de la empresa, y que desconocen verdaderamente los ahorros que supone la construcción de una intranet plenamente efectiva. Por ello, sólo un 31% de estas instituciones y empresas contemplan el desarrollo de la intranet en la propia empresa. Se prefiere externalizar estas tareas con el actual proveedor de servicios, empresa de telecomunicaciones o hosting con la que se trabaje actualmente (49%) o por un equipo externo de desarrollo (20%).

Errores y síntomas de una mala gestión de la Intranet

En el desarrollo de las intranets surgen errores que pueden limitar el éxito o hacer fracasar el proyecto, y que se han de evitar para optimizar la nueva herramienta:

  • Planificación insuficiente. Sin una planificación de los objetivos se pueden llegar a provocar un gran desorden de la información dentro de la empresa. Se ha de establecer un análisis del contenido ofrecido por cada parte de la Intranet (que puede coincidir o no con un departamento/área), especificar los objetivos de la construcción de este sitio, describir el contenido, dónde será publicado, cómo será publicitado dentro de cada departamento, y qué formación será requerida.
  • Ignorar las necesidades del usuario. Muchas intranets carecen de valor porque no respetan su principal fin: dar utilidades al empleado para realizar su trabajo más productivamente. El contenido estático y los servicios sin valor le restan todo el valor a la intranet.

Una intranet carente de contenidos y utilidades que ayuden al empleado es el principal error

    Por ello, el primer objetivo para el desarrollo de una intranet ha de ser identificar las necesidades de sus empleados. La mejor manera de hacerlo es realizar una experiencia piloto con un grupo de control que ayude a desarrollar y mejorar esta herramienta, y una vez construida, incentivar mediante premios su uso por parte de los empleados o eliminando otras formas de acceso a la misma información.

  • Falta de organización en los contenidos. Las compañías tienen que mejorar y filtrar la información a través de una clasificación lo más clara posible y un refinamiento de la relevancia de los resultados del buscador interno. Se necesita una planificación que especifique qué contenidos se podrán publicar, cómo y por quiénes.

Más información en Intranet, herramienta clave en la gestión del conocimiento

  • Vacío en la dirección porque no existe una responsabilidad definida. Se produce cuando la dirección divide la responsabilidad de la construcción de la intranet entre diferentes departamentos. Se tiene que intentar que la responsabilidad recaiga sobre un único departamento que pueda llevar a cabo todas las tareas fundamentales, evitando este vacío.
  • Falta de apoyo de la dirección al proyecto. Esta situación se suele dar cuando los responsables de la construcción de la intranet no saben comunicar adecuadamente los beneficios prácticos de la nueva herramienta sin tecnicismos.
  • Una comunicación reducida entre las secciones y departamentos. Los empleados llegan a diferentes soluciones para un mismo problema porque no se comparten en la intranet las prácticas con más éxito. Por ello, el nivel de innovación es bajo porque no se construyen nuevas ideas sobre las experiencias de otros. El resultado es que distintos departamentos están haciendo las mismas cosas pero con resultados diferentes.

Las fuentes consultadas para la elaboración de este informe aparecen mencionadas como \”Otras fuentes\”

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