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¡Rápido, quiero ver todos los correos electrónicos del alcalde!

Si estuviera en cualquier lugar de Florida, donde la ley Florida Sunshine Law establece que todas las actividades del gobierno tienen que estar abiertas al público y que se tiene que informar sobre cualquier transacción que haga el gobierno, podría hacer esta petición y estarían obligados a darle satisfacción. ¿Cómo? No está previsto en la ley, pero lo que queda claro es que con la cantidad de correos electrónicos utilizados por los empleados oficiales de esta región, no es posible imprimirlos y tenerlos archivados para un caso parecido.

Según ITManagement, ahora el mundo de los negocios está pasando sus comunicaciones, más y más, al correo electrónico, lo que genera un creciente montón de información crítica que pasa a través del sistema. Según Sendmail, el 60% de la información crítica de un negocio está ya almacenada en los sistemas corporativos de correo electrónico. Un 33% más que tan solo hace 4 años. Otro dato que aporta la compañía es que un administrador IT se pasa de 5 a 6 horas a la semana recuperando archivos para sus usuarios, tarea que, en el 80% de los casos, son incapaces de hacer ellos mismos.

En Estados Unidos la legislación obliga a archivar todos los correos electrónicos de una compañía, algo que incrementa la capacidad de almacenaje que se necesita y que, según Davis Ferris, presidente de Ferris Research de San Francisco, representa ya hoy, sólo en EE.UU. un mercado de 200 millones de dólares que, en su opinión, crecerá entre un 50 y 100% cada año durante los próximos cuatro.

Ya hoy, una de las aplicaciones que más espacio en disco consumen es, sin duda, el correo electrónico. Por muy cuidadoso que se sea, cualquier empleado de una empresa con múltiples localizaciones a nivel mundial, tiene pronto 400 MB de disco ocupado por sus correos.

En España el problema está empezando a ser también importante y Lotus, la división de IBM, está aprovechando bien la oportunidad a través de su propio sistema de archivo en Notes.

Este tipo de aplicaciones permite que sea el propio empleado el que gestione su archivo y pueda buscar en él sin la ayuda de los informáticos. Algo que ahorra a la empresa cientos de horas anuales.


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