Muchas veces las iniciativas más simples son las que más impacto tienen en el entorno. Y si, en general, somos capaces de ser ecológicos en casa, ¿por qué no lo va a conseguir una empresa?
Xerox propone una serie de consejos para evitar malos hábitos y convertir la oficina en un verdadero espacio ecológico:

1. Limitar el uso del papel: al imprimir varias páginas, es recomendable imprimir por las dos caras, imprimir múltiples imágenes por página y sólo la cantidad que realmente vaya a usar. También puede evaluar si es suficiente con tener el documento en formato digital o realmente es necesario imprimirlo. Ahorrar papel también significa ahorrar energía. Según la Agencia de Protección Medioambiental de EEUU, para la fabricación de una hoja de papel se usa 10 veces más energía que en la impresión o la copia de un folio.
2. Reciclar el papel y utilizar papel reciclado:es útil instalar cajas en varios puntos de la oficina para facilitar el reciclado o para reutilizar el papel como hoja de notas. Otra opción es comprar papel reciclado, ya que por cada camión de papel reciclado se dejan de talar hasta 220 árboles y se ahorra hasta 650.000 litros de agua. Xerox ofrece papel reciclado proveniente de empresas comprometidas con la salud, la seguridad, la conservación y la sostenibilidad ambiental. Además, en su proceso de fabricación cumple las más estrictas normas ambientales y de calidad, y ofrece una amplia variedad de papel fabricado con procesos libres de cloro.
3. Instalar sólo dispositivos con certificación medioambiental, como por ejemplo la ISO 14001 o el programa ENERGY STAR, un programa conjunto de la Agencia de Protección Medioambiental y del Departamento de Energía de los Estados Unidos diseñado para ayudar a que los usuarios ahorren y protejan el medio ambiente con productos y prácticas que reduzcan el consumo de energía.
4. Reemplazar las copiadoras e impresoras por sistemas multifunción: el gasto energético que supone tener en la misma oficina funcionando una copiadora, dos impresoras y un fax es de 1070kwh al año. Sin embargo, el consumo de un sistema multifunción que cubre todas las necesidades documentales de la oficina es de 800kwh anuales.
5. No tirar los cartuchos de copiado vacíos a la basura: lo ideal es devolver los cartuchos usados para su posterior reciclaje y reutilización. Los cartuchos reciclados están fabricados y probados siguiendo las mismas normas y especificaciones de rendimiento que los nuevos. Otra alternativa es utilizar la tecnología de tinta sólida, que no utiliza cartuchos y genera un 90% menos de residuos que otros dispositivos de impresión láser color o de inyección de tinta similares.
6. Elegir siempre dispositivos de oficina diseñados pensando en un futuro reciclaje. A pesar de que desde hace más de 10 años está comprobado que las piezas fabricadas con materiales reciclados son tan aptas como las fabricadas con materias primas nuevas, aún existen algunos fabricantes que equivocadamente piensan lo contrario.
7. El software también simplifica el uso de los documentos: los programas de gestión de flujo de trabajo y herramientas de colaboración permiten ahorrar parte del tiempo y la energía que se consume en la gestión manual de documentos. Para aquellas empresas que hacen un uso intensivo de documentos, como despachos de abogados o bancos , el software de gestión de contenidos empresariales constituye un sistema de ahorro. Combinado con dispositivos multifunción con escáner, ayuda a reducir errores y mejora el control, además de eliminar los costes de producción, almacenamiento y transporte de documentos en papel.

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