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Tecnología en la PYME. Capítulo I – La Contabilidad pura y dura

Cualquier empresa está obligada por la legislación vigente a llevar una contabilidad. Muchas PYMES subcontratan esta función esencial a una empresa de asesoría que le lleva en general asuntos laborales, contables, fiscales o legales.

Muchas de las PYMES que siguen sin informatizarse de forma avanzada son, precisamente, estas asesorías. Casi todas ellas están mecanizadas y llevan un sistema de nóminas para dar soporte a sus clientes. Otras ya tienen avanzados sistemas de contabilidad para ofrecer a sus clientes análisis específicos de rentabilidad y ratios de eficacia. La mayoría, sin embargo, se limita a recibir la documentación mensual del cliente y, más o menos manualmente, entrarlo en un sistema contable, casi siempre básico, todavía bajo un sistema operativo DOS, sin interfaz gráfico y sin capacidades más allá de hacer los balances y las cuentas de resultados. Son asesorías relativamente baratas y el tema no da para más ¿O sí? En nuestra opinión, por muy pequeña que sea una empresa, la gestión de la contabilidad y el análisis de los distintos negocios de la empresa es clave. Las asesorías que sigan sin dar el salto al siglo XXI, tendrán problemas.

Permítanos que reproduzcamos un texto de Rodolfo Carpintier, Presidente de Baquía, preparado para el diario Cinco Días y que fue publicado hace unos meses:

La asesoría online del Siglo XXI – Caso práctico de utilización de la banda ancha

Miguel acaba de entrar en una asesoría contable que es propiedad de su padre y que él heredará en unos años ya que éste le ha explicado que, si puede contar con su ayuda, entiende que en 5/6 años le puede dejar al frente de la asesoría. Con 50 clientes, la mayoría en su zona del Norte de Madrid (eje Castellana) el negocio es próspero. La simpatía de su padre y la eficaz labor que ha desarrollado desde su inicio, hace ya más de 25 años, le ha conseguido clientes sólidos con los que factura casi 500.000 euros al año.

Miguel se lo ha tenido que pensar mucho. Acaba de realizar un MBA Internacional en el IEDE y le tentaba la idea de trabajar unos años para una multinacional. Habla 3 idiomas y el negocio de su padre se le queda pequeño. Su mente, desde ese momento, no ha parado de reflexionar sobre las oportunidades y amenazas que representa una red de banda ancha interactiva para cualquier empresa de servicios, como la asesoría de su padre.

Al final se ha decidido y este es el planteamiento que le ha hecho a su padre: Papá, si quieres que me una a tu empresa me tienes que dejar cambiarla y convertirla en la mejor y más avanzada asesoría de Madrid. Quiero facilitar a nuestros clientes los servicios más completos que puedan mejorar su posicionamiento dentro de su sector y que pronto vean que, sin nosotros, nunca hubieran dado el salto.

He estado hablando con varias operadoras y están dispuestos a ayudarnos a financiar el proyecto piloto durante el primer año. Estoy seguro de que, a partir del segundo, será rentable por sí mismo. He estado estudiando todos los clientes que tienes y, además, he utilizado mis contactos realizados durante el IMBA del IEDE para ver si podía contar con alguno más. El resultado es que, entre tus clientes mejor adecuados a la utilización de nuevas tecnologías y los que he conseguido de compañeros del Master, podemos empezar el piloto con 20 empresas.

Según nos han enseñado en el IMBA, en un entorno de red hay que generar red, así que he realizado una lista de otras empresas que podrían conformar nuestra red en beneficio propio. Este es el resultado:

Nuestra asesoría será el centro de la red inicialmente. Buscaremos un socio tecnológico que nos realice el hosting (alquiler del ordenador y las aplicaciones con suficiente ancho de banda para prestar un servicio óptimo) de nuestro servidor que actuará como centro de servicios para todos los partícipes.

Aunque el padre de Miguel entendió sólo la mitad de los proyectos presentados con entusiasmo por su hijo, accedió a ello pero con la garantía de que Miguel presentaría un presupuesto concreto y la forma en que pensaba financiarlo.

Han pasado seis meses. Miguel ha conseguido que una asesoría laboral, un bufete de abogados y un asesor fiscal formen parte de su red. Todos ellos y sus 25 clientes (5 más de los previstos gracias a la intervención de su padre con unos cuantos empresarios amigos suyos) están conectados por videoconferencia. Una fundación que promociona la tecnología ha financiado el renting de todos los equipos necesarios durante un año y les ha dado acceso a un sistema central de videoconferencia múltiple que les permite una vez por semana reunirse virtualmente con los demás asesores. Cada uno desde su oficina. Con ellos revisan las oportunidades de negocio y -manteniendo el secreto y la confidencialidad individual con sus clientes- discuten posibles oportunidades cruzadas.

Cada semana, uno de losaAsesores de cada empresa da una vídeoconferencia interactiva con 6/7 clientes a los que presenta nuevas situaciones legales, de negocio y fiscales de tal forma que cada empresa, de forma gratuita, puede, una vez al mes, disponer de una hora de explicaciones sobre temas de su entorno empresarial que le pueden mejorar su negocio.

Recientemente se ha visto que están todos muy interesados en saber lo que es el CRM y como les puede ayudar a mejorar su negocio. Miguel ha hablado con 3 de las empresas líderes en CRM y les ha preparado una video presentación a las 25 empresas -desde su propia sala de consejos- en la que todos los clientes han podido escuchar qué es un CRM, para qué sirve y cuánto cuesta. Luego cada uno de ellos se ha apuntado a otra conferencia específica -con una de las tres empresas- para estudiar más de cerca la problemática en un entorno de PYME.

Miguel y su asesoría contable se han convertido en el centro de una red de servicios avanzados de soporte empresarial y ha dado un salto cuántico en el desarrollo de la empresa de su padre. Al pequeño sistema contable que utilizaba su padre se le ha añadido la posibilidad de prestar un servicio ERP (Sistema de Gestión de Dato único como el que utilizan las grandes empresas mejor gestionadas) más avanzado -online utilizando la red de banda ancha- con soporte por videoteléfono y videoconferencia que la empresa tiene contratado en modalidad ASP (los servicios son prestados a tanto por mes por usuario que necesite acceder al sistema) y la empresa de su padre, sin inversión adicional, está empezando a tener ingresos recurrentes de clientes que, a pesar de la diferencia de precio, están migrando del sistema anterior -offline con información detallada solamente de forma trimestral- a otro -online- de respuesta inmediata en el que los empresarios, como si fueran ejecutivos de una gran empresa, pueden ver en tiempo real como va su negocio, la rentabilidad por cliente, el grado de crecimiento mensual, etc.

La misma empresa que ofrece el servicio ASP del ERP, está ahora ofreciendo CRMs de las empresas líderes (un CRM es una aplicación para gestionar mejor clientes y primar el servicio personalizado a los mismos) con lo que, poco a poco, la oferta de la asesoría se va convirtiendo en mucho más amplia.

Últimamente, promocionados por el boca a boca entre sus clientes, se ha presentado ya la oportunidad de hacer outsourcing de aplicaciones completas para PYMES que ni tienen la capacidad tecnológica ni de gestión para llevar adelante proyectos con herramientas avanzadas. El planteamiento es bien sencillo, la asesoría de su padre, por una cifra fija mensual, le garantiza el nivel de información de gestión que quiere el cliente sin que éste tenga que preocuparse ya de contratar informáticos ni buscar gestores lo suficientemente preparados como para poder diseñar los informes de gestión comparables a los que tiene, diariamente, una gran empresa.

Han pasado 3 años y Miguel acaba de \”licenciar\” a su padre. Éste, que ha visto crecer su negocio de 50 empresas a las más de 400 que tiene en la actualidad y, a través de un sistema de licencias locales que se ha presentado hace un año solamente, conseguir implantaciones en 12 regiones españolas y dos ciudades europeas, está convencido de que Miguel se ha hecho con el negocio y que es hora de que el pueda, con su mujer, disfrutar algo del patrimonio que, sobre todo en los últimos años, ha crecido de forma insospechada.

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¿Demasiados conceptos nuevos para usted? No se preocupe. Se los vamos a ir desgranando todos. Empecemos por explicar el tema central del capítulo de hoy. La contabilidad y el ERP (Entreprise Resource Planning) ¿Cuál es la diferencia?

Un sistema contable moderno tiene muchos de los mismos módulos que tiene un ERP. Se podría decir que un ERP es un sistema contable que ha ido al gimnasio y adquirido musculación extra. Muchos usuarios de PYME utilizan sistemas contables como Conta Plus o Conta Express, que sirven para llevar la contabilidad y la facturación de la empresa y tienen módulos adicionales para gestión de almacén y logística. Si su gente no está demasiado al día, un pequeño curso en CD-ROM les ayuda a mejorar su conocimiento de las necesidades de gestión de una pequeña empresa. Por 59 euros debe utilizarlo si su gente no tiene demasiada experiencia. En cualquier caso, su asesoría debería disponer ya de este tipo de sistemas y poder ofrecerle acceso remoto a consultas.

El sistema de almacenar todas las facturas y pasárselas a la asesoría una vez al mes, puede ser suficiente hasta una facturación anual de medio millón de euro,s pero debería modificarse a partir de esa cifra para poder gestionar mejor la empresa. Este tipo de sistemas no disponen de demasiados informes diferenciados. Algunos permiten la generación de informes específicos, otros solo dejan imprimir o consultar aquellos informes que vienen ya con el sistema. En algunos casos los sistemas contables pueden añadir un módulo de comercio electrónico pero el grado de integración que ofrece no compensa la -en general- falta de conocimiento del entorno de comercio electrónico que tiene otras características.

Si su empresa necesita desarrollar comercio electrónico, tiene varias opciones:

  • Analizar los paquetes de contabilidad que incluyan módulo de comercio electrónico.
  • Probar con su propio ISP (Proveedor de Acceso a Internet) que normalmente ofrece una forma barata de poner una tienda en Internet antes de tomar la decisión de hacerlo
  • Contratar el servicio de un especialista como Ylos o simplemente, visitar Tiendas.com busque la que más se parezca a lo que tenga en mente y averigüe que sistema está utilizando y si están contentos con el.
  • Otra posibilidad, según el producto que tenga, es llegar a un acuerdo con El Corte Inglés y que sean ellos los que le presten la tienda y sus clientes. Claro que no es fácil porque, dado que tienen que cuidar su marca, solo lo hacen con primeras firmas o con productos muy especiales.

Conclusión

Si usted tiene una PYME que no factura más de 500.000 euros, probablemente la solución actual de subcontratar a una asesoría la contabilidad, las nóminas y la gestión fiscal puede ser la mejor. Sin embargo, busque una asesoría que esté invirtiendo en tecnología y pueda darle acceso online a sus cuentas en cualquier momento del día -o de la noche- en el que tenga una duda.

Si quiere hacerlo en casa, contrate una persona. Al principio puede ser sólo medio día, invierta en entrenarla bien y déjela utilizar un programa de contabilidad que le permita analizar sus costes y márgenes por cliente, por línea de producto, por distribuidor (si los tiene) o por vendedor (si los tiene).

Como alternativa, sígale la pista a los servicios ASP (Application Service Provider) que ofrecen estas prestaciones de forma centralizada pero a través de Internet. Cada día habrá más de ellos en los dos formatos, simple contabilidad -mucho más baratos- y ERPs completos, de los que hablaremos en el siguiente capítulo.

Aprenda a tener lo mejor al mejor precio posible. Hoy, una PYME, puede disponer de la casi totalidad de las prestaciones de las que dispone una gran empresa. Es clave para su desarrollo futuro. No lo olvide.


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