Trabajar en grupo sin compartir oficina es así de sencillo con Office

Con Office 2016 llega una nueva herramienta con la que se podrá modificar el contenido de algunos archivos, compartirlos e incluso editarlos de forma simultánea con otros usuarios, lo que se denomina coautoría, una opción que será clave en trabajos o tareas en equipo, aplicable para el desempeño laboral y académico.

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Esta coautoría está disponible en las aplicaciones de Office Online y será llevada a las aplicaciones de escritorio de Windows, especialmente Word, contemplando también Excel y Power Point. En estos programas el usuario podrá compartir comentarios, control de cambios y tendrá diversas formas de comunicación con el destinatario.

Para compartir estos documentos se deben seguir las siguientes recomendaciones. Como primera medida, el usuario tendrá que guardar el documento a editar en OneDrive o SharePoint, para que otras personas puedan trabajar en él. Al abrir el documento desde la nube, se debe seleccionar la opción “Compartir” para luego ingresar el correo electrónico del destinatario con el que se editará el documento.

Antes de enviar el archivo a la otra persona, el programa le da dos opciones al usuario: visualizar el documento sin permitir realizar cambios o dar control total para la edición del mismo. Además, se podrá incluir un mensaje opcional para indicar alguna opción o recomendación a las personas que van a abrirlo.

El documento se podrá abrir y trabajar en Office 2016 o programas de Office Online, allí se verán los cambios o ajustes que ya se hicieron o que se están llevando a cabo en el momento.

Las personas que estén trabajando sobre un documento podrán comunicarse vía Skype, lo que ofrecerá facilidades para ver o escuchar a las personas con las que se realiza la coautoría de un archivo, realizar o resolver preguntas o enviar vínculos que sirvan como insumo.

Existen dos tipos de coautoría. La normal, que consiste en trabajar simultáneamente en un documento: se puede ver quién está trabajando en él y el párrafo que se esté editando en ese momento queda bloqueado. Cuando se realicen cambios, se mostrará un aviso de “Actualizaciones disponibles”, para ver esos ajustes y guardar la nueva edición.

También existe la coautoría en tiempo real, en la que varias personas pueden escribir al mismo tiempo sobre un archivo para ver los cambios que se producen en el momento. El cursor se ubica en el punto en el que la otra persona está trabajando. Es decir la distancia entre las dos o más personas que trabajan sobre el documento no va a ser evidente. Los cambios se dan de forma instantánea.

La coautoría sólo es compatible con formatos de archivo como ‘.docx’, ‘.pptx’ y ‘.xlsx’.


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